Projektverträge und andere Dokument-Vorlagen
🟩 Workshop 10: Dem Kunden den Projektvertrag erstellen
Dieser Text ist eine Anleitung. Welche Textarten gibt es?
Leadtime erstellt auch alle weiteren projektrelevanten Dokumente automatisch – etwa Projektverträge, NDAs, Auftragsverarbeitungsverträge oder Preislisten. Möglich macht das ein leistungsfähiger Vertragsgenerator, der Projektdaten per Variablen einfügt und sogar mit Bedingungen arbeitet. So entstehen individuelle, rechtssichere Unterlagen – ganz ohne manu– elle Aufwande.
Projektverträge in Leadtime erstellen
Projektverträge sind ein zentrales Element in der Zusammenarbeit zwischen Agentur und Kunde – besonders bei komplexeren oder höherpreisigen Projekten. In Leadtime kannst du solche Verträge schnell, professionell und fehlerfrei direkt aus dem System generieren – inklusive automatischer Befüllung mit Kundendaten, projektbezogenen Angaben und individuellen Vertragsdetails.
🧾 Vertragsvorlagen zentral verwalten
Im Bereich "Ihr Unternehmen" > Dokumentvorlagen legst du deine wiederverwendbaren Vertragsvorlagen an. Diese bestehen aus:
- Statischem Text (z. B. rechtlicher Rahmen)
- Allgemeinen Variablen, die automatisch aus dem System gefüllt werden, etwa:
- Name, Adresse und Rechtsform deiner Organisation
- Projektbezeichnung, Ansprechpartner, Erstellungsdatum
- Angaben zum Kunden (Organisation, Adresse, Ansprechpartner)
- Benutzerdefinierten Variablen, die du selbst definieren kannst, z. B.:
#custom.Vorauszahlung: Ja / Nein
#custom.Abschlagszahlung: Prozentwert der Anzahlung
Durch diese Trennung kannst du deine Vertragsinhalte standardisieren – und trotzdem flexibel auf individuelle Anforderungen reagieren.
Dynamische Absätze mit Bedingungen
Ein besonders mächtiges Feature ist die Verwendung von bedingungenbasierten Textblöcken: Du kannst in der Vorlage definieren, dass bestimmte Abschnitte nur erscheinen, wenn eine bestimmte Variable einen bestimmten Wert hat.
Beispiel:
- Wenn
#custom.Vorauszahlung ist wahr, erscheint ein Abschnitt über die Anzahlung.
- Darin wiederum wird der konkrete Prozentwert über
#custom.Abschlagszahlungeingetragen.
Das ermöglicht eine präzise, situationsabhängige Vertragslogik, ohne dass du jedes Mal manuell eingreifen musst.
✍️ Einen Vertrag im Projekt erstellen
So gehst du vor:
- Navigiere in das jeweilige Projekt.
- Gehe zum Reiter "Dokumente" und klicke auf "Create Document".
- Wähle als Typ den Benutzerdefinierten Editor.
- Wähle die passende Projektversion aus.
- Klicke auf "Aus Vorlage importieren" und wähle deine Vertragsvorlage.
- Bearbeite nun die benutzerdefinierten Variablen rechts:
Vorauszahlung: JaAbschlagszahlung: z. B. 25
- Gib dem Dokument einen Titel, wähle ggf. einen Ansprechpartner.
- Wähle als Überschriftenstil:
Sequenzielle Nummerierung mit §-Präfix ab zweiter Ebene(wichtig, da die Nummerierung dynamisch erfolgen muss!)
- Klicke auf Speichern & Herunterladen.
Leadtime erstellt nun ein Word-Dokument mit sauberer Formatierung, Paragraphenstruktur und allen automatisch eingesetzten Informationen.
💡 Hinweis zur Nummerierung
Da der Vertrag dynamische Absätze enthalten kann (z. B. durch Bedingungen wie Vorauszahlung), darf nicht mit statischer Nummerierung gearbeitet werden.
Die für diesen Zweck passende automatische Nummerierung beginnt ab Überschriftsebene H2, ergänzt durch ein Paragraphenzeichen (§). So bleibt die Nummerierung korrekt – unabhängig davon, ob bestimmte Absätze angezeigt werden oder nicht.
Warum beginnt die Numerierung erst ab H2? Weil wir die H1 für die Dokumentenüberschrift brauchen.
Mit dieser Methode erstellst du zuverlässige, einheitliche und flexible Verträge – ohne jedes Mal neu zu formatieren oder zu kopieren.