Wozu Pipeline-Planung?
🟦 Wöchentliche Kapazitätsplanung für das gesamte Team
Dieser Text liefert Hintergrundinformationen. Welche Textarten gibt es?
Bestandskunden generieren für Dienstleistungsunternehmen häufig kontinuierliche Umsätze in Form kleinerer, akuter Anfragen. Kunden melden sich mit Problemen oder Erweiterungswünschen bei ihrem Sachbearbeiter, der dann daraus umsetzbare Tickets erstellt. In laufenden Projekten sammelt sich oft eine Vielzahl an Aufgaben an – weit mehr, als die Entwickler in einer Woche bewältigen können. Daher ist es unvermeidlich, dass einige Aufgaben erst in späteren Wochen bearbeitet werden können.
Da die Kapazitäten der Entwickler begrenzt sind, müssen die wichtigsten Tickets priorisiert werden. Diese Priorisierung ist jedoch komplex, da jeder Beteiligte unterschiedliche Schwerpunkte setzt:
- Kunden betrachten ihr eigenes Projekt als das wichtigste und priorisieren auch innerhalb ihres Projekts.
- Kundenbetreuer müssen mehrere Projekte betreuen und priorisieren oft nach Kundenumsatz oder Dringlichkeit der Tickets, um Beschwerden zu vermeiden.
- Teamleiter wollen mit den Entwicklerkapazitäten möglichst viel Umsatz generieren und dabei vermeiden, dass Kunden unzufrieden werden.
Um einen Konsens zu finden, reicht die Entscheidung des Teamleiters allein nicht aus. Die Einschätzungen der Kundenbetreuer, basierend auf Absprachen mit den jeweiligen Kunden, sind entscheidend. Eine effektive Zuteilung der verfügbaren Kapazitäten sollte daher idealerweise im Team erfolgen. In einem wöchentlichen Meeting stimmen sich die Sachbearbeiter und der Teamleiter ab und verplanen die Kapazitäten der Entwickler gemeinsam.
Um solche Routine-Meetings effizient zu gestalten, hat Leadtime ERP die Pipeline-Ansicht integriert, die eine zeitsparende Kapazitätsplanung für die für die besonders kostbare Arbeitszeit der Fachkräfte des Unternehmens ermöglicht.
Aufbau der Pipeline-Ansicht
Die Pipeline-Ansicht zeigt in der Vertikalen die Mitarbeiter und in der Horizontalen die Woche in einem 15-Minuten-Raster. Tickets können auf diesem Raster platziert und in ihrer Länge angepasst werden, um die zu erwartende Arbeitszeit des Entwicklers darzustellen. In einem Meeting der Sachbearbeiter wird diskutiert, welche Tickets in welcher Reihenfolge bei welchem Entwickler eingeplant werden sollten. Der Moderator führt die Planung in der Pipeline-Ansicht aus, und die festgelegte Reihenfolge überträgt sich automatisch auf die Stacks der Entwickler.
Anmerkung: Natürlich kann die Pipeline auch von einem einzelnen berechtigten Mitarbeiter alleine durchgeführt werden. Wenn jedoch wirklich projektübergreifend bestimmt werden soll, welche Aufgaben für die anstehende Woche am meisten Value bringen, ist ein kurzes Planungsmeeting der effizienteste Ansatz.
Optimale Reihenfolge der Meetings
Das Pipeline-Meeting sollte idealerweise nach der wöchentlichen Pool-Planung der einzelnen Sachbearbeiter stattfinden. So kennen alle Beteiligten die Schwerpunkte der Woche und können gemeinsam verhandeln, welche Tickets tatsächlich zur Umsetzung in die Pipeline der Entwickler gelangen.
Praxisbeispiel: Pipeline-Planung
Am Montag gegen 11 Uhr findet bei Archiolabs, dem Anbieter einer Cloud-Software für Architekturbüros, das “Pipeline-Meeting” statt. Mike, der Teamleiter, hat seinen Laptop an einen großen Monitor angeschlossen, auf dem die Pipeline-Ansicht in Leadtime ERP zu sehen ist. Die Planung beginnt Montag und endet am Freitag.
In dieser Woche ist die Kapazität der Entwickler besonders knapp, da Marie, eine Entwicklerin, von Mittwoch bis Freitag im Urlaub ist. Mike und die Kundenbetreuer Eva, Alex, Sandra, Hannes und Maike haben bereits vor dem Meeting ihre Prioritäten gesetzt und bringen Listen mit, die die Tickets enthalten, die ihrer Meinung nach in dieser Woche eingeplant werden sollten.
Während der Planung stellt sich heraus, dass Jan, der erfahrenste Entwickler, für einige wichtige und komplexe Tickets benötigt wird. Sandra drängt darauf, dass Jan ein besonders umfangreiches Ticket übernimmt, was jedoch eine gesamte Arbeitswoche beanspruchen würde. Nach einer Diskussion entscheidet das Team, dass das Ticket aufgeteilt wird, um es besser in die verfügbare Zeit einpassen zu können.
Das Meeting endet nach etwa 30 Minuten, und die Entwickler finden ihre geplanten Tickets in der richtigen Reihenfolge in ihren Stacks. Sollte im Laufe der Woche ein dringendes, ungeplantes Thema auftauchen, wird Mike die Pipelines entsprechend anpassen.
Die Pipeline-Planung ermöglicht es dem Team, die wertvollen Entwicklerkapazitäten optimal zu nutzen und die Prioritäten für die Woche effizient zu organisieren.