Wozu Pools?
🟦 Die Pool-Ansicht liefert einen verdichteten, projektübergreifenden Überblick über alle Aufgaben, für die ein Mitarbeiter zuständig ist.
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Was ist die Pool-Ansicht?
Die Pool-Ansicht in Leadtime ERP unterstützt Kundenbetreuer und Teamleiter dabei, ihre Aufgaben strukturiert und priorisiert zu organisieren. Sie ist besonders für die Planung und Überwachung von Tickets gedacht, für die ein Mitarbeiter die "Zuständigkeit" trägt. Diese Ansicht zeigt alle Tickets, die einem Kundenbetreuer zugewiesen sind, in einer verdichteten grafischen Form, sortiert nach Projekten und Aufgabenkategorien (Trackern). Die Reihenfolge der Tickets kann dabei flexibel geändert werden, um die Prioritäten entsprechend der aktuellen Anforderungen anzupassen.
Der Zweck der Pool-Ansicht
Entwickler arbeiten idealerweise konzentriert an einer Aufgabe nach der anderen. Dies setzt jedoch voraus, dass die an sie übergebenen Tickets vollständig und ohne Rückfragen bearbeitet werden können. Hier kommt die Rolle der Kundenbetreuer ins Spiel: Sie sind dafür verantwortlich, die Tickets so vorzubereiten, dass sie alle notwendigen Informationen enthalten und die Arbeit der Entwickler reibungslos verläuft.
Im Gegensatz zu Entwicklern können Kundenbetreuer ihre Aufgaben oft nicht der Reihe nach abarbeiten, da sie auf externe Informationen vom Kunden angewiesen sind. Verzögerungen können entstehen, wenn Kunden nicht erreichbar sind oder Anfragen nicht zeitnah beantworten. Kundenbetreuer verwalten daher eher einen „Pool“ von Aufgaben, an denen sie flexibel und abhängig von den externen Rückmeldungen arbeiten. Die Pool-Ansicht hilft ihnen, diesen Pool zu überblicken und die Arbeit priorisiert voranzutreiben.
Aufbau der Pool-Ansicht
Die Pool-Ansicht in Leadtime ERP ist eine erweiterte Version des Big-Picture-Tools, die alle Aufgaben und Projekte eines Mitarbeiters übersichtlich in einer Ansicht zusammenführt. Diese Ansicht fungiert als eine Art Meta-Big-Picture, da hier sämtliche Tickets angezeigt werden, für die der Mitarbeiter die Zuständigkeit trägt, unabhängig davon, aus welchem Projekt sie stammen. Dies ermöglicht es, Aufgaben projektübergreifend zu priorisieren und den Fokus auf die wirklich wichtigen Themen zu legen.
Aufbau der Pool-Ansicht
- Projekt- und Aufgabenkategorien: Die Aufgaben sind nach Projekten und Aufgabenkategorien (wie „Feature“, „Bug“, „Task“ etc.) gruppiert. Diese Gruppierung sorgt für eine übersichtliche Struktur und ermöglicht es, die Aufgaben je nach Projekt zu segmentieren, während gleichzeitig alle Zuständigkeiten des Mitarbeiters in einer Ansicht bleiben.
- Ticket-Reihen: Innerhalb der Kategorien sind die Tickets in horizontalen Reihen angeordnet. Jedes Ticket wird in einer kompakten Kartendarstellung angezeigt und enthält die wichtigsten Informationen. Die Reihenfolge der Tickets kann per Drag-and-Drop angepasst werden, um die Prioritäten für die Woche oder den Arbeitstag festzulegen.
- Farbkodierung: Jedes Ticket in der Pool-Ansicht hat eine Farbkodierung, die den Status anzeigt:
- Gelb für neue Aufgaben
- Orange für Aufgaben in Bearbeitung
- Grün für erledigte Aufgaben
- Rot für Aufgaben im Feedback-Status
- Grau für Aufgaben im Backlog
Diese Farbcodierung hilft dem Mitarbeiter, den Fortschritt und den Status der Aufgaben auf einen Blick zu erkennen.
- Projektübergreifende Fortschrittsanzeigen: Am oberen Rand der Pool-Ansicht gibt es zwei Fortschrittsanzeigen:
- Aufgaben gelöst: Zeigt, wie viele Aufgaben der Mitarbeiter insgesamt bereits gelöst hat.
- Stunden aufgewendet: Veranschaulicht die bereits verbrauchte Zeit im Vergleich zur geschätzten Gesamtzeit für alle offenen Aufgaben.
Diese Fortschrittsanzeigen geben dem Mitarbeiter und seinem Teamleiter eine schnelle Rückmeldung über den Fortschritt und die verbleibende Arbeitslast.
- Detail- und Verwaltungsfunktionen: Wie im Big-Picture-Tool können Mitarbeiter auch in der Pool-Ansicht die Aufgaben einfach per Klick öffnen, um Details zu sehen oder die Reihenfolge und Priorität zu ändern. Außerdem gibt es Optionen, wie die Anzeige von Zusammenfassungen oder letzten Kommentaren direkt auf den Karten, was eine schnelle Orientierung ermöglicht, ohne jedes Ticket einzeln öffnen zu müssen.
Vorteile der Pool-Ansicht als Meta-Big-Picture
Die Pool-Ansicht vereinfacht die wöchentliche und tägliche Planung erheblich, da alle wichtigen Tickets an einem Ort verfügbar sind. Mitarbeiter müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Projekten wechseln, um ihre Aufgaben zu organisieren, sondern sehen ihre gesamte Arbeitslast in einem zentralen Dashboard. Dies ermöglicht es ihnen, Aufgaben effektiver zu priorisieren und einen Überblick über ihren gesamten Verantwortungsbereich zu behalten.
Zusammengefasst ist die Pool-Ansicht ein mächtiges Werkzeug für alle, die mit mehreren Projekten arbeiten und sicherstellen möchten, dass die wichtigsten Aufgaben projektübergreifend im Fokus bleiben.
Funktionen der Pool-Ansicht
- Ticketübersicht: Jedes Ticket wird in der Pool-Ansicht in einer kompakten Form dargestellt, die eine schnelle Orientierung ermöglicht. Zu sehen sind:
- Eine kurze Zusammenfassung des Ticketinhalts
- Das Alter des Tickets
- Wie oft das Ticket bereits zwischen Mitarbeitern gewechselt wurde
- Geplante und bereits aufgewendete Arbeitszeit
- Ein „nächstes Ziel“, das der zuständige Kundenbetreuer bis zu einem bestimmten Datum erreichen soll
- Reihenfolge der Tickets anpassen: Die Tickets können horizontal verschoben werden. Aufgaben, die weiter links stehen, haben eine höhere Priorität als die rechts stehenden. Dies erleichtert die Priorisierung und das Setzen von Schwerpunkten.
- Zusammenarbeit und Feedback: Die Pool-Ansicht eignet sich besonders für regelmäßige Planungsgespräche zwischen Teamleiter und Kundenbetreuern. Gemeinsam werden die Prioritäten der Tickets besprochen, Ziele für die kommende Woche festgelegt und bereits erledigte Aufgaben überprüft.
Beispiel: Pool-Planung in der Praxis
Stellen wir uns die wöchentliche Planung zwischen Eva, einer Kundenbetreuerin, und ihrem Teamleiter Mike vor:
- Rückblick auf die vergangene Woche: Mike und Eva treffen sich und sichten die Tickets, die Eva in der letzten Woche bearbeitet hat. Von den zehn Tickets, die sie priorisiert hatten, sind acht abgeschlossen oder befinden sich in der Bearbeitung bei einem Entwickler. Zwei Tickets sind jedoch rot markiert, da sie aufgrund fehlender Informationen vom Kunden nicht bearbeitet werden konnten.
- Beispielgespräch:
- Mike: „Schaut gut aus. Aber was ist mit den beiden Tickets?“
- Eva: „Der Ansprechpartner ist leider krank. Ein Kollege konnte auch nicht weiterhelfen.“
- Mike: „Okay, dann parken wir die beiden Aufgaben erstmal.“
Die beiden verschieben die Tickets ans rechte Ende der Reihe, da sie momentan nicht bearbeitet werden können.
- Planung der nächsten Woche: Nun legt Mike zusammen mit Eva die Prioritäten für die kommende Woche fest. Dabei werden verschiedene Faktoren berücksichtigt:
- Umsatzpriorität: Tickets der Kategorie „Feature“ bringen Umsatz, während „Bugs“ zwar wichtig, aber nicht direkt umsatzwirksam sind. Trotzdem müssen sie eingeplant werden, da die Funktionalität des Produkts gewahrt bleiben soll.
- Komplexität der Aufgaben: Einige Aufgaben sind besonders anspruchsvoll und können nicht in kurzer Zeit abgeschlossen werden. Solche Tickets werden niedriger priorisiert, um Evas Wochenziele realistisch zu halten.
- Leistungsanspruch: Mike möchte, dass Eva und das Team ihre Effizienz kontinuierlich steigern. Daher legt er die Ziele für die kommende Woche ein wenig höher, um das Team zu motivieren und dessen Potenzial zu maximieren.
- Zielsetzung: Eva und Mike einigen sich auf elf Tickets, die Eva in der nächsten Woche bearbeiten soll. Mike priorisiert dabei eine Mischung aus umsatzwirksamen und unterstützenden Aufgaben, um die Kunden zufrieden zu stellen und gleichzeitig den Umsatz des Unternehmens zu fördern.
Zusammenfassung
Die Pool-Ansicht ist ein zentrales Planungswerkzeug für Kundenbetreuer und ihre Teamleiter in Leadtime ERP. Sie ermöglicht:
- Den Überblick über alle Tickets, für die ein Kundenbetreuer die Verantwortung trägt.
- Die flexible Priorisierung und Anpassung der Aufgabenreihenfolge.
- Die Planung und Zielsetzung für kommende Wochen durch gezielte Auswahl und Einordnung der Aufgaben.
Durch die Pool-Ansicht können Kundenbetreuer und Teamleiter gemeinsam sicherstellen, dass die wichtigen Aufgaben stets priorisiert werden und dass das Team effizient und zielgerichtet arbeitet.