Arbeit mit Retainern
🟩 Verkaufen Sie Ihren Kunden Stunden-Kontingente
Dieser Text ist eine Anleitung. Welche Textarten gibt es?
Arbeiten mit Retainern: Monatliche Stundenpakete effizient abrechnen
Retainer sind eine clevere Lösung für Dienstleister, die regelmäßig mit ihren Kunden zusammenarbeiten. Statt jede geleistete Stunde einzeln abzurechnen, wird im Voraus ein monatliches Stundenkontingent vereinbart – meist zu einem ermäßigten Stundensatz. Leadtime bietet dafür eine integrierte Retainer-Funktion, die die Verwaltung und Abrechnung dieser Pakete voll automatisiert.
Was ist ein Retainer?
Ein Retainer ist ein festes Stundenpaket, das ein Kunde monatlich abnimmt. Im Gegenzug erhält er diese Stunden zu einem vergünstigten Preis.
Beispiel:
- 10 Stunden Support pro Monat
- Normalpreis: 100 €/h → 1.000 € monatlich
- Retainerpreis: 80 €/h → 800 € monatlich
Die Stunden werden im System reserviert – unabhängig davon, ob der Kunde sie vollständig nutzt oder nicht.
Konfiguration eines Retainers
Retainer werden im Projekt unter
Einstellungen > Allgemeine Abrechnungseinstellungen konfiguriert.
Dort können Sie folgende Angaben machen:
- Titel des Retainers (z. B. „Flatrate“)
- Monatlicher Festpreis (z. B. 800 €)
- Stundenzahl pro Monat (z. B. 10 Std.)
- Ermäßigter Stundensatz (wird intern zur Vergleichsberechnung herangezogen)
- Option: Nicht genutzte Stunden übertragen (Ja/Nein)
⚙️ Wichtig: Ein aktivierter Retainer wirkt sich automatisch auf die Abrechnung aus – sowohl preislich als auch rechentechnisch.
Abrechnung eines Retainers
Die Abrechnung erfolgt automatisch im Rahmen der monatlichen Rechnungsprüfung. Dabei unterscheidet Leadtime drei Fälle:
1. Der Kunde nutzt alle oder mehr als die gebuchten Stunden
- Die vereinbarte Pauschale (z. B. 800 €) wird in Rechnung gestellt
- Alle darüber hinausgehenden Stunden werden zum regulären Stundensatz abgerechnet
2. Der Kunde nutzt weniger Stunden und kein Übertrag ist erlaubt
- Die Pauschale wird trotzdem voll berechnet
- Nicht genutzte Stunden verfallen
3. Der Kunde nutzt weniger Stunden, aber Übertrag ist erlaubt
- Die Pauschale wird berechnet
- Nicht genutzte Stunden werden auf den nächsten Monat übertragen
- Im Folgezeitraum steht dem Kunden ein entsprechend höheres Stundenvolumen zur Verfügung – ohne Mehrkosten
Beispielrechnung
Ein Kunde hat einen Retainer über 20 Stunden zu 50 €/h (1.000 €).
Er hat 26,75 Stunden Support in Anspruch genommen.
Die Rechnung sieht dann so aus:
Leistung | Betrag |
Retainer (20 Std. à 50 €) | 1.000 € |
6,75 Std. zum Normalpreis (100 €) | 675 € |
Gesamtnetto | 1.675 € |
Diese Aufschlüsselung erfolgt automatisch und wird in der Rechnung transparent dargestellt.
Fazit
Retainer bieten:
- Planungssicherheit für beide Seiten
- Rabattierte Konditionen bei regelmäßiger Zusammenarbeit
- Vollautomatische Abrechnung und Vergleichsberechnung in Leadtime
Ob für Support, Beratung oder Wartung – Retainer sind der ideale Mittelweg zwischen projektbezogener Abrechnung und echten Abo-Modellen.