Forderungen – Der Prozess
🟨 Übersicht über den Prozess, den eine Rechnung durchläuft
Dieser Text ist eine Themenübersicht. Welche Textarten gibt es?
Der Lebenszyklus einer Rechnung in Leadtime
Der Rechnungsprozess in Leadtime ist klar strukturiert und in mehrere Statusschritte unterteilt. Jeder Schritt ist mit einem bestimmten Systembereich und einem Reiter im Modul Forderungen verknüpft. Die folgende Grafik zeigt den vollständigen Weg einer Rechnung – von der ersten Abrechnungsfreigabe bis hin zu Zahlung, Mahnung oder Storno.
1. Abrechenbar (Rechnungsprüfung)
Alles beginnt in der Rechnungsprüfung. Sobald ein Projekt, Ticket, Produkt oder Abonnement abrechnungsreif ist, wird es dort zur Abrechnung vorgeschlagen. Dieser Status ist noch nicht rechtsverbindlich – hier können Leistungen geprüft, zusammengefasst und ergänzt werden.
🔁 Status: Abrechenbar
2. Erzeugt (Reiter „Neu“)
Wird eine Position in der Rechnungsprüfung abgerechnet, entsteht ein offizielles Rechnungsdokument – die Rechnung ist jetzt „Erzeugt“. Sie befindet sich nun im Reiter „Neu“ des Moduls Forderungen. Ab diesem Moment kann sie an den Kunden versendet werden.
📤 Nächster Schritt: Rechnung senden oder herunterladen und manuell versenden.
3. Gesendet (Reiter „Neu“)
Sobald die Rechnung versendet oder manuell als „versendet“ markiert wurde, ändert sich ihr Status zu „Gesendet“. Die Rechnung ist jetzt beim Kunden, das Zahlungsziel beginnt zu laufen, und sie verbleibt weiterhin im Reiter „Neu“.
🕓 Von hier aus führt der Weg in zwei Richtungen – je nachdem, ob und wann gezahlt wird.
4. Bezahlstatus markieren (Reiter „Bezahlt“)
Wird die Zahlung durch den Kunden bestätigt, kann die Rechnung per Button als „Bezahlt“ markiert werden. Sie wandert nun in den Reiter „Bezahlt“. Hier sind alle erfolgreich beglichenen Forderungen archiviert.
✅ Zahlungseingang bestätigt – Vorgang abgeschlossen.
5. Überfällig (Reiter „Überfällig“)
Wird das Zahlungsziel überschritten, ohne dass ein Zahlungseingang markiert wurde, erscheint die Rechnung im Reiter „Überfällig“. Hier beginnt das eigentliche Mahnwesen: Du kannst Zahlungserinnerungen verschicken oder Mahnungen erstellen.
⚠️ Achtung: Überfällige Rechnungen erfordern aktives Forderungsmanagement.
6. Storniert (Reiter „Storniert“)
Wird eine Rechnung aus bestimmten Gründen zurückgezogen (z. B. wegen eines Rechenfehlers, falscher Leistung, storniertem Auftrag), kann sie vom Benutzer storniert werden. Die Rechnung wandert dann in den Reiter „Storniert“. Eine neue Rechnung muss separat erstellt werden – ggf. aus den ursprünglichen Leistungen.
🔁 Ein Storno setzt alle Rechnungspositionen zurück und erlaubt die Neuerstellung.