Forderungen – Reiter Neu
🟥 Ausführliche Beschreibung des Versands einer generierten Rechnung
Dieser Text ist eine Referenz. Welche Textarten gibt es?
Forderungen – Reiter „Neu“
Der Bereich „Forderungen“ in Leadtime dient dazu, bereits erstellte Rechnungen zu verwalten, zu versenden und nachzuverfolgen. Die Oberfläche ist klar strukturiert: Auf der linken Seite befindet sich die Rechnungsliste, auf der rechten Seite die jeweilige Detailansicht zur gewählten Rechnung. Über die Reiternavigation oben lassen sich die Rechnungen nach Status filtern – der erste Reiter heißt „Neu“.
Was zeigt der Reiter „Neu“?
Im Reiter „Neu“ findest du alle Rechnungen, die:
- in der Rechnungsprüfung bereits abgerechnet wurden
- aber noch nicht versendet wurden
Diese Rechnungen sind fertig vorbereitet, müssen aber erst noch an den Kunden übermittelt oder als versendet markiert werden.
Oben im Reiter findest du eine kleine Zahl (z. B. „Neu (3)“), die angibt, wie viele Rechnungen aktuell auf Versand warten.
Spaltenübersicht in der Rechnungsliste
In der Tabellenansicht findest du pro Rechnung folgende Angaben:
Spalte | Inhalt |
Projekt | Projektname bzw. Projektnummer |
ID | Rechnungsnummer (automatisch vergeben) |
Typ | Abrechnungsart (z. B. Arbeitszeit, Projekt, Express-Angebot) |
Erstellt | Datum der Rechnungserstellung |
Fällig | Bleibt zunächst leer – wird nach Versand automatisch berechnet |
Status | „Erzeugt“ = noch nicht versendet; „Versendet“ nach Versand |
Netto | Nettobetrag der Rechnung (vor Steuern und Gebühren) |
Detailansicht einer Rechnung
Ein Klick auf eine Rechnung öffnet rechts die zugehörige Detailansicht. Sie ist unterteilt in zwei Tabs:
1. Reiter Überblick
- Rechnungs-ID
- Status (z. B. „Erzeugt“)
- Projektname & Typ
- Erstellungs- und Abrechnungszeitraum
- Kundenkontakt
Versandoptionen:
- Senden: Versendet die Rechnung direkt per E-Mail an den hinterlegten Kundenkontakt. Der Status ändert sich auf „Versendet“ und das Zahlungsziel beginnt zu laufen.
- Herunterladen & als gesendet markieren: Für Rechnungen, die postalisch versendet werden. Hier ist es wichtig, dass du die Rechnung zeitnah wirklich verschickst, da ab diesem Zeitpunkt die Fälligkeit berechnet wird.
Beträge:
- Gesamt netto
- Leadtime-Gebühr (automatisch berechnet)
- Mehrwertsteuer
- Gesamt brutto
2. Reiter Details
Hier siehst du alle Rechnungspositionen, z. B.:
- Bezeichnung der Leistung (z. B. „Support“)
- Abgerechnete Stunden
- Stundensatz
- Einzel- und Gesamtbetrag
Die Aufgaben, auf denen die Abrechnung basiert, sind hier einsehbar – aber nicht mehr veränderbar, da die Rechnung bereits erzeugt wurde. Änderungen sind nur möglich, wenn du die Rechnung löscht und zurück in die Rechnungsprüfung gehst.
Weitere Aktionen im Rechnungsmenü
Oben in der Detailansicht findest du mehrere Schaltflächen:
- Anpassen: Ermöglicht das Ändern von Rechnungstexten oder individuellen Einstellungen (z. B. Texte, Zahlungsbedingungen).
- Löschen: Macht die Rechnung rückgängig – solange sie noch nicht versendet wurde. Die zugehörigen Leistungen kehren dann in die Rechnungsprüfung zurück.
- Stornieren: Erzeugt eine Negativrechnung (Gutschrift), um eine bereits versendete Rechnung zu neutralisieren. Der ursprüngliche Rechnungsbetrag wird zurückgenommen.
- Als bezahlt markieren: Wenn der Zahlungseingang erfolgt ist, kannst du die Rechnung auf „Bezahlt“ setzen. Sie wandert dann in den Reiter „Bezahlt“.
Rechnungsversand & Rechnungsdokumente in Leadtime
Was passiert nach dem Versand?
Wurde eine Rechnung versendet, wechselt ihr Status im Bereich Abrechnung > Forderungen von „Erzeugt“ zu „Gesendet“. Die Rechnung verbleibt aber im Tab „Neu“, und es wird ein Versandnachweis protokolliert.
In der Detailansicht steht dann:
Das bedeutet:
- Die Rechnung wurde nicht automatisch, sondern per Download und externer Mail verschickt
- Der Zeitpunkt, der Absender und der Empfänger sind dokumentiert
- Der Button „Erneut senden“ steht weiter zur Verfügung – z. B. für den Fall, dass das Rechnungsdokument verloren gegangen ist.
Aufbau eines Leadtime-Rechnungsdokuments
Eine Rechnung in Leadtime besteht aus zwei Teilen:
1. Deckblatt
Das Deckblatt enthält alle formalen Rechnungsinformationen:
- Rechnungsnummer & Datum
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Kundendaten & Ansprechpartner
- Projektnamen und Kurzbeschreibung
- Alle Hauptpositionen (Produkte, Stundenpauschalen, Fixpreise etc.)
- Netto-, Steuer- und Bruttobeträge
- Zahlungsziel, Kontodaten, Mahntext
- Footer mit rechtlichen Angaben & Logo
2. Anhang: Leistungsnachweis
Der Anhang dokumentiert detailliert, welche Arbeit in Rechnung gestellt wurde. Die Tabelle enthält:
- Datum der Aufgabe
- Auftragsverantwortliche Person
- Ticket-ID und Titel
- Freigegebene Stunden
- Einzelpreis & Gesamtbetrag pro Ticket
Diese Struktur gibt dem Kunden die volle Nachvollziehbarkeit – auch für interne Prüfprozesse.
Besondere Hinweise
- Eine Rechnung ist ein kaufmännisches Dokument. Nach Erstellung ist sie nicht mehr veränderbar.
- Für Korrekturen ist eine Stornorechnung erforderlich – diese hebt alle Positionen auf und erzeugt einen neuen Entwurf.
- Die ursprünglich abgerechneten Tickets erhalten eine neue Rechnungsnummer – und sind weiterhin dokumentiert.