Forderungen - Reiter Überfällig
🟥 Kunden bei Zahlungsverzug mahnen
Dieser Text ist eine Referenz. Welche Textarten gibt es?
Reiter „Überfällig“ – Fälligkeiten im Blick, Mahnungen im Griff
Sobald eine Rechnung in Leadtime versendet wurde – per Mail oder manuell als „gesendet“ markiert – startet das Zahlungsziel. Wird dieses überschritten, erscheint die Rechnung automatisch im Reiter „Überfällig“ des Bereichs Forderungen. Hier beginnt das digitale Mahnwesen von Leadtime – nachvollziehbar, flexibel und steuerbar.
Woher kommt das Zahlungsziel?
Das Zahlungsziel wird standardmäßig auf Workspace-Ebene festgelegt – z. B. „30 Tage“.
Es kann jedoch individuell pro Organisation angepasst werden, z. B.:
- 14 Tage für Kunden, die zu späten Zahlungen neigen
- 60 Tage für große Auftraggeber mit längeren Zahlungsfristen
Diese Einstellung findest du unter:
Organisation → Einstellungen → Rechnungseinstellungen → Tage bis zur Fälligkeit
Die Liste im Reiter „Überfällig“
In der tabellarischen Ansicht findest du:
Spalte | Bedeutung |
Projekt | Projektschlüssel der betroffenen Rechnung |
Rechnungs-ID | Eindeutige Nummer der Rechnung |
Typ | Abrechnungsmodell (Arbeitszeit, Abo etc.) |
Erstellt | Datum der Rechnungserstellung |
Fällig | Ursprüngliches Zahlungsziel |
Erste Mahnung | Datum der 1. Mahnung (falls erfolgt) |
Zweite Mahnung | Datum der 2. Mahnung (falls erfolgt) |
Überfällig | Wie viele Tage die Rechnung bereits überfällig ist |
Netto | Offener Nettobetrag |
So kannst du auf einen Blick erkennen, welche Rechnungen Handlungsbedarf haben – und wie dringend.
Mahnungen verschicken
Klickst du eine überfällige Rechnung an, erscheint in der Detailansicht rechts der Bereich für Mahnungen. Es gibt zwei Stufen:
🧾 Erste Mahnung
- Button „Senden“: Mahnung direkt per Mail an den Kunden schicken
- Button „Herunterladen“: Mahnung als PDF lokal speichern und ggf. per Post verschicken
- Checkbox „Als gesendet markieren“: Notwendig, wenn du sie nicht per Mail versendest
Sobald die erste Mahnung verschickt ist, wird sie mit Datum dokumentiert, und der zweite Mahnungsblock erscheint automatisch.
🧾 Zweite Mahnung
- Funktioniert identisch wie die erste
- Du entscheidest selbst, ob und wann du sie versendest
- Textinhalte können angepasst werden (z. B. schärfer formuliert)
Was steht in einer Mahnung?
Die Mahnung ist ein offizielles Dokument mit:
- Bezeichnung „1. Mahnung“ / „2. Mahnung“
- Einleitungstext (anpassbar)
- Auflistung aller Rechnungspositionen
- Ggf. Mahngebühr (z. B. 40 €)
- Ggf. Verzugszinsen, automatisch berechnet (z. B. 12,37 % über 179 Tage)
Das Mahnungsdokument sieht dem Rechnungs-PDF sehr ähnlich – aber mit klaren rechtlichen Hinweisen.
Flexibel einstellbar
Du kannst das Mahnwesen auf drei Ebenen steuern:
Ebene | Einstellungsmöglichkeiten | |
Workspace | Standard-Mahnstufen, Zinssätze, Mahngebühren | |
Organisation | Individuelles Mahnverhalten je Kunde | |
Einzelrechnung | Ausnahmefall? Mahnung deaktivieren oder abweichend behandeln |
So kannst du z. B. bei besonders sensiblen Kunden auf Mahngebühren verzichten oder längere Fristen einräumen.
Warum das alles wichtig ist
Konsequentes Mahnwesen bedeutet nicht Härte – sondern Verlässlichkeit. Wenn du regelmäßig und freundlich, aber bestimmt erinnerst, sorgst du nicht nur für Liquidität, sondern auch für besseres Zahlungsverhalten deiner Kunden in der Zukunft.
Leadtime hilft dir dabei – strukturiert, automatisiert und nachvollziehbar.