Rechnungsdokumente konfigurieren
🟥 Wie man auf Ebene einer Einzelrechnung Modifikationen am Aussehen von Rechnungsdokumenten vornehmen kann
Dieser Text ist eine Referenz. Welche Textarten gibt es?
Rechnungs-Einstellungen in Leadtime
In Leadtime lassen sich die Inhalte von Rechnungsdokumenten – etwa Begrüßungs- und Schlussformeln – flexibel anpassen. Das System folgt dabei einem klar strukturierten Drei-Ebenen-Prinzip, das es ermöglicht, sowohl allgemeine Standards zu definieren als auch individuelle Anforderungen auf Kunden- oder Einzelfallebene zu berücksichtigen.
Die grundlegenden Einstellungen werden auf Workspace-Ebene vorgenommen und gelten für alle Rechnungen, Mahnungen und Stornodokumente im gesamten System. Darüber hinaus können diese Texte jedoch für einzelne Organisationen (Kunden) angepasst werden – etwa, wenn bestimmte Kunden eine andere Tonalität, Sprache oder inhaltliche Ausgestaltung benötigen. In solchen Fällen überschreibt die Organisationseinstellung den allgemeinen Workspace-Standard.
Für maximale Flexibilität kann schließlich auch auf Ebene einer einzelnen Rechnung vom Standard abgewichen werden. So lassen sich individuelle Formulierungen direkt im Kontext der jeweiligen Rechnung anpassen – z. B. um auf einen Sonderfall, eine Jubiläumsformulierung oder einen projektbezogenen Hinweis einzugehen.
Diese gestufte Architektur bietet die optimale Balance aus Effizienz durch Standardisierung und Flexibilität für individuelle Kommunikation – und stärkt damit die Professionalität und Kundenorientierung Ihres Unternehmens.
Rechnungs-Einstellungen für einzelne Rechnungen modifizieren
In Leadtime können Rechnungsinhalte nicht nur auf Workspace- oder Organisationsebene definiert werden – sie lassen sich auch für einzelne Rechnungen individuell anpassen. Das ist besonders hilfreich, wenn du in einer konkreten Situation von den Standardtexten oder Abrechnungsregeln abweichen möchtest, z. B. bei internationalen Kunden, Sonderkonditionen oder Einzelfällen.
So funktioniert’s
Im Bereich Forderungen, nachdem du eine Rechnung ausgewählt hast, findest du oben rechts die Schaltfläche „Anpassen“.
Ein Klick darauf öffnet den Dialog „Rechnungseinstellungen anpassen“.
Hier kannst du alle relevanten Inhalte und Regeln dieser einen Rechnung individuell festlegen – ohne Auswirkungen auf andere Kunden oder Projekte.
Folgende Einstellungen sind möglich
Grundeinstellungen
- Rechnungssprache
Stelle die Sprache auf Deutsch oder Englisch, je nachdem in welcher Sprache die Rechnung ausgegeben werden soll.
Mahnungseinstellungen
Diese betreffen das Verhalten bei überfälligen Rechnungen:
- Überziehungsgebühr aktivieren
- Standard: es gelten die Einstellungen von Organisation oder Workspace
- Aktiviert: es wird eine definierte Mahngebühr fällig (z. B. 40 €)
- Deaktiviert: keine Mahngebühr wird erhoben
- Zinsen auf Rechnungen aktivieren
- Standard: es gelten die übergeordneten Einstellungen
- Aktiviert: es werden Verzugszinsen berechnet (Basiszinssatz + z. B. 9 %)
- Deaktiviert: keine Zinsen werden erhoben
Die Eingabefelder für Überziehungsgebühr und Zinssätze können direkt im Dialog angepasst werden.
Textbausteine anpassen
Die Textbausteine sind in thematische Abschnitte unterteilt:
Allgemein
- Schlussformel
Wird in jeder Art von Dokument verwendet, z. B.:
„Mit freundlichen Grüßen, #senderNameAndPosition“
Rechnung
- Rechnungsbegrüßung
Persönliche Einleitung oben auf dem Rechnungsdokument
- Rechnungsfußzeile
Standardzeile zum Zahlungsziel und Kontoangaben
- Mahnungsgebühren-Warnung
Optionaler Hinweistext zur Ankündigung von Mahngebühren bei Nichtzahlung
Erste Mahnung
- Begrüßung
z. B.: „Sehr geehrte Damen und Herren, leider liegt uns zum heutigen Tag noch kein Zahlungseingang vor …“
Storno
- Einleitungstext für Stornorechnungen, z. B.:
„Hiermit stornieren wir unsere Rechnung [Nummer] über den Betrag von …“
Textvariablen für Begrüßungs- und Schlussformeln
Die folgenden Variablen können in den Begrüßungs- und Schlussformeln für Rechnungen, Mahnungen und Stornos eingesetzt werden. Die Variablen werden automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt.
Variable | Beschreibung |
Account Number | Die Kontonummer für Zahlungen |
Due Date | Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss |
Reminder Penalty | Die zusätzliche Gebühr für Mahnungen |
Interest Percent | Der Prozentsatz der Zinsen auf verspätete Zahlungen |
Sender Name and Position | Der Name und die Position der Person, die die Rechnung verschickt |
Sender Name | Der Name der Person, die die Rechnung verschickt |
Sender Position | Die Position der Person, die die Rechnung verschickt |
Invoice Number | Die eindeutige Kennung der Rechnung |
Project Name | Der Name des Projekts, das mit der Rechnung verknüpft ist |
Project Short Name | Der Kurzname des Projekts |
Client Company Name | Der Name des Unternehmens des Kunden |
Contact Person | Die primäre Kontaktperson für die Rechnung |
Invoice Netto | Der Nettobetrag der Rechnung vor Steuern und Gebühren |
Invoice Total | Der Gesamtbetrag der Rechnung ohne Steuern |
Full Total | Der Gesamtbetrag inklusive aller Steuern und Gebühren |
Overdue Interest Percent | Der Prozentsatz der Zinsen auf überfällige Zahlungen |
Overdue Interest Days | Die Anzahl der Tage, nach denen Zinsen auf überfällige Zahlungen anfallen |
Today's Date | Das aktuelle Datum, an dem die Rechnung erstellt oder angesehen wird |
Dear Customer | Universelle Anrede basierend auf dem Geschlecht des Empfängers |
Fazit
Mit den individuellen Rechnungseinstellungen auf Einzelrechnungs-Ebene kannst du in Leadtime auch in besonderen Fällen professionell und flexibel kommunizieren – ohne deine übergeordneten Standards zu verändern.
So bleiben deine Prozesse effizient – und trotzdem persönlich.