In Leadtime werden die voraussichtlichen Aufwände für Projekte anhand von Projektkomponenten ermittelt. Projektkomponenten sind Vorlagen, die typische Arbeitspakete für wiederkehrende Projektarten enthalten. Jedes Arbeitspaket hat dabei einen Mindestaufwand in Stunden (Zeitrahmen), der den Standardaufwand für diese Aufgabe abbildet.

Da Projekte jedoch selten exakt gleich ablaufen, enthält jedes Arbeitspaket einen Fragenkatalog. Die Antworten auf diese Fragen erfassen die konkreten Anforderungen des jeweiligen Projekts. Jede Antwort kann den Basisaufwand des Arbeitspakets erhöhen oder unverändert lassen. So wird der Aufwand automatisch an die individuellen Gegebenheiten angepasst.

Das Ergebnis ist eine präzise und nachvollziehbare Aufwandskalkulation, die sich flexibel an unterschiedliche Projektsituationen anpasst. Im nächsten Abschnitt wird die Funktionsweise der Aufwandsberechnung an einem konkreten Beispiel erläutert.

Um die Funktionsweise der Aufwandsberechnung besser zu verstehen, betrachten wir das Szenario der Erstellung einer einfachen Landing Page. Ziel ist eine ansprechende, funktionale Webseite, die ein Produkt oder eine Dienstleistung bewirbt. Dabei soll die Landing Page potenzielle Kunden gezielt zu einer Handlung (z. B. Kontaktaufnahme oder Kauf) führen.

Für die Umsetzung dieser Landing Page wird eine Projektkomponente mit dem Namen "Landing Page erstellen" verwendet. Diese Komponente enthält drei typische Arbeitspakete:

Jedes dieser Arbeitspakete hat einen Basisaufwand (Zeitrahmen) und jeweils einen individuellen Fragenkatalog, der die Aufwände je nach Kundenanforderung anpasst.

Dieses Arbeitspaket umfasst die Erarbeitung des inhaltlichen und gestalterischen Grundkonzepts der Landing Page.

Dafür wird – unabhängig von etwaigen Kundenanforderungen – ein Mindestaufwand von 3 Stunden angesetzt.

Es gibt aber ausserdem noch einen Fragenkatalog:

Der Aufwand steigt also, wenn wir für den Kunden diese zusätzliche Konzeptionelle Arbeit übernehmen sollen. Wenn wir für den Kunden also sowohl eine Seitenstruktur als auch Conversion-Ziele erarbeiten müssen, steigt der Aufwand für das Arbeitspaket “Konzeption und Struktur definieren” von 3 Stunden auf 8 Stunden.

Mit den beiden weiteren Arbeitspaketen funktioniert es analog:

Hier wird das visuelle Design der Landing Page entworfen, unter Berücksichtigung von Corporate Design und Nutzerfreundlichkeit.

Als Mindestaufwand sind 6 Stunden angesetzt.

Dieses Arbeitspaket beinhaltet die Erstellung von Texten und die Auswahl von Bildmaterial.

Als Mindestaufwand sind 4 Stunden angesetzt.

Für ein Projekt "Landing Page erstellen" kann sich also der Aufwand von minimal 13 Stunden auf bis zu 33 Stunden erhöhen – je nachdem, welche Zusatzleistungen erforderlich sind.

In diesem Beispiel haben wir bisher nur Radiobuttons im Formular verwendet. Es gibt jedoch noch zwei weitere Formular-Elemente, die den Aufwand beeinflussen können.

Checkboxen eignen sich für Fälle, in denen mehrere Optionen gleichzeitig gewählt werden können. Die ausgewählten Optionen werden dann zum Mindestaufwand addiert.

Ein besonderes Formular-Element in Leadtime ist der Multiplikator. Er dient dazu, den Aufwand für wiederholte oder mengenabhängige Aufgaben zu berechnen. Der Benutzer gibt an, wieviel Aufwand (in Stunden) die Bearbeitung einer Einheit verursacht. Beim Ausfüllen des Formulars wird dann die Anzahl der Einheiten angegeben, die benötigt werden. Der Gesamtaufwand ergibt sich aus der Multiplikation der Einheit mit dem angegebenen Aufwand pro Stück.

Beispiel:

Es ist auch möglich, die anderen Bausteine von Projektkomponenten – nämlich Checklisten und Abnahmetests – mit einem Aufwand zu versehen. Allerdings ist hierbei nur der pauschale Mindestaufwand möglich, der beim Anlegen des jeweiligen Bauteils eingetragen werden muss. Das User muss also schätzen, wie lange es vorraussichtlich dauern wird, die Checkliste durchzuarbeiten, bzw. die Testfälle zu testen.