Interne Notizen
🟦 Informationen zur Nutzung interner Notizen in Projektkomponenten
Dieser Text liefert Hintergrundinformationen. Welche Textarten gibt es?
Zweck interner Notizen in Projekt-Komponenten
Interne Notizen sind ein fester Bestandteil der Arbeitspakete innerhalb von Projektkomponenten. Ihr Zweck ist es, den Mitarbeitenden, die später an der Umsetzung arbeiten, ergänzende Informationen und konkrete Hinweise zur Bearbeitung des jeweiligen Arbeitspakets bereitzustellen.
Projektkomponenten dienen der Vorstrukturierung wiederkehrender Projekte. Sie erleichtern das Anforderungsmanagement – also die Abstimmung der Kundenanforderungen mit den angebotenen Leistungen – und sorgen für einen reibungslosen Übergang von der Planung in die Umsetzung. Ein Arbeitspaket innerhalb einer Projektkomponente besteht typischerweise aus drei Bereichen:
- A) Beschreibung: Ein allgemeiner Text, der beschreibt, was in diesem Arbeitspaket zu erledigen ist.
- B) Kundenanforderungen: Ein Formular, in dem die individuellen Wünsche und Vorgaben des Kunden festgehalten werden.
- C) Interne Notizen: Anweisungen und Hinweise für die Mitarbeitenden, die das Arbeitspaket umsetzen.
Die ersten beiden Bereiche – die allgemeine Beschreibung und die kundenspezifischen Anforderungen – werden so in das Pflichtenheft übernommen. Das Pflichtenheft richtet sich hauptsächlich an den Kunden und dient der verbindlichen Festlegung der Projektergebnisse.
Nach der Abnahme des Pflichtenhefts erfolgt die Umsetzung. Dabei werden die Arbeitspakete in Tickets überführt. Diese Tickets enthalten die konkreten Arbeitsaufträge für die Mitarbeitenden. An dieser Stelle werden die internen Notizen relevant: Sie sind nicht für den Kunden bestimmt, sondern helfen den Mitarbeitenden, die Aufgabe effizient und korrekt auszuführen. Hier können zum Beispiel technische Details, Umsetzungsanweisungen oder bekannte Problemstellen dokumentiert sein.
Zusammengefasst sind interne Notizen also Regieanweisungen für Ihr Team. Sie dienen dazu, den Mitarbeitenden den Übergang vom Planungsdokument zur praktischen Umsetzung zu erleichtern und sicherzustellen, dass die Arbeitspakete wie vorgesehen umgesetzt werden.
Wie interne Notizen genutzt werden sollten
Sie können prinzipiell zu jedem Element einer Komponente interne Notizen ergänzen. Der Adressat ist dabei Ihr eigenes Team. Es geht darum, Ihren Mitarbeitenden Umsetzungshinweise zum Arbeitspaket zu geben und genau zu beschreiben, WIE sie die Aufgabe lösen sollen.
Beispiel: Ein Arbeitspaket, in dem die Erstellung von Wireframes im Rahmen eines Webseitenprojekts definiert wird Beschreibungstext: ”Das Arbeitspaket “Wireframes” umfasst die Erstellung von Low-Fidelity-Entwürfen zur visuellen Darstellung der Seitenstruktur und Benutzerführung. Ziel ist es, die grundlegenden Elemente und Layouts der Website zu definieren, bevor mit der detaillierten Gestaltung begonnen wird.” Dieser Text richtet sich an den Kunden und erklärt das Arbeitspaket im Pflichtenheft. Interne Notiz: ”Beginnen Sie mit einer groben Skizzierung der wichtigsten Seiten (z. B. Startseite, Kontaktseite, Produktseite). Verwenden Sie ein Tool wie Balsamiq, Figma, Adobe XD oder Sketch, um digitale Wireframes zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass alle Navigationselemente und Seitenverknüpfungen in den Wireframes berücksichtigt werden.” Dieser Text wird nicht im Pflichtenheft, sondern nur im Umsetzungsticket angezeigt und richtet sich direkt an die zuständigen Mitarbeitenden.