Interne Projekte
🟦 Ein Einstieg in interne Projekte
Dieser Text liefert Hintergrundinformationen. Welche Textarten gibt es?
Ihr Unternehmen / Interne Projekte
Unterscheidung zwischen externen und internen Projekten
In Leadtime wird jede Aktivität einer Organisation – alles, was Arbeitszeit verbraucht – als „Projekt" bezeichnet.
Wir unterscheiden dabei grundsätzlich in zwei Kategorien :
- Externe Projekte: Externe Projekte sind typischerweise abrechenbar und generieren direkten Umsatz. Als Kundenprojekte tragen sie unmittelbar zum Unternehmenserfolg bei, was sie besonders wertvoll macht.
- Interne Projekte: Diese sind zwar nicht direkt abrechenbar, aber für langfristige strategische Ziele und den laufenden Betrieb unverzichtbar. Dazu gehören etwa die Entwicklung neuer Produkte oder administrative Aufgaben. Auch ohne direkte Umsätze tragen sie nachhaltig zur Wertsteigerung des Unternehmens bei.
Innerhalb der beiden Gruppen gibt es eine weitere Unterscheidung in laufende und einmalige Projekte. Einmalige Projekte haben ein konkretes Ziel, das bei Erreichen zum Projektabschluss führt. Laufende Projekte hingegen sind fortdauernd: Bei Kundenprojekten umfasst dies etwa kontinuierliche Betreuungsleistungen, Wartungsverträge und Support.
Bei internen Projekten betreffen die laufenden Aktivitäten typischerweise die verschiedenen administrativen Prozesse der Organisation, beispielsweise Vertrieb, Marketing und Buchhaltung.
Wir haben bewusst die internen Projekte in den Bereich “Ihr Unternehmen” angesiedelt. Wir empfehlen bei der Einrichtung von Leadtime in Ihrem Unternehmen genau zu analysieren, welche “Abteilungen”, bzw. wiederkehrenden Prozesse in Ihrer Organisation existieren, und diese in der Form “interner Projekte” im Bereich “Ihr Unternehmen” anzulegen.
Beispiel für eine sinnvolle interne Projektstruktur
Beispiel: Das Software-Studio „Archiolabs" hat neben seinen Kundenprojekten auch intern viele Aufgaben. Einige Mitarbeiter sind für den Vertrieb zuständig, andere für das Marketing oder die Buchhaltung. Zusätzlich entwickelt die Geschäftsführung ein neues Software-Produkt, das Schritt für Schritt neben dem Tagesgeschäft implementiert wird.
Um diese Aktivitäten im System abzubilden, sollte die Geschäftsführung von Archiolabs im Bereich “Ihr Unternehmen / Interne Projekte” die folgenden Projekte anlegen:
Empfehlungen
- Sämtliche Vertriebsaktivitäten sollten künftig über das neue interne Vertriebsprojekt erfasst werden – dies gilt entsprechend auch für Marketing und Buchhaltung.
- Erstellen Sie für wiederkehrende Vertriebsaktivitäten wie „Kaltakquise" separate Tickets. Auch für die Bearbeitung wichtiger Leads empfiehlt sich je ein eigenes Ticket. Dies erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit – Ihre Mitarbeiter können ihre Zeiten auch präzise den einzelnen Tätigkeiten zuordnen. So sehen Sie genau, wie viele Stunden etwa für Kaltakquise oder die Bearbeitung einzelner Leads aufgewendet werden.
- Ihre Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit auch direkt auf ein Projekt – ohne Zuordnung zu einem konkreten Ticket – buchen. Dies ist beispielsweise beim internen Buchhaltungsprojekt sinnvoll, da es sich um eine gleichförmige, fortlaufende Tätigkeit handelt, die lediglich Arbeitszeit bindet.
- Erstellen Sie interne Einzelprojekte für Vorhaben mit einem konkreten Ziel – zum Beispiel die Entwicklung eines neuen Produkts. Diese können Sie dann, wie bei externen Einzelprojekten, mithilfe von Arbeitspaketen vorbereiten.