Urlaubsentschädigungen
🟩 Verwaltung und Dokumentation von nicht genutzten Urlaubstagen, inklusive Übertragungen, Abzügen und finanziellen Entschädigungen.
Dieser Text ist eine Anleitung. Welche Textarten gibt es?
Nicht genommene Urlaubstage können in Unternehmen auf unterschiedliche Weise behandelt werden. In Leadtime gibt es dafür die Möglichkeit, Urlaubsentschädigungen zu verwalten. Teamleiter oder andere berechtigte Personen können entscheiden, ob verbleibende Urlaubstage ins nächste Jahr übertragen oder als Ausgleichszahlung erstattet werden.
Die Verwaltung erfolgt direkt im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter „Urlaub“. Hier lässt sich nachvollziehen, wie viele Urlaubstage aus dem laufenden Jahr noch offen sind und ob bereits Überträge oder Ausgleichszahlungen vorgenommen wurden. Bei Bedarf kann die Anzahl der zu übertragenden oder auszuzahlenden Tage individuell angepasst werden.
Diese Funktion stellt sicher, dass Urlaubstage nicht einfach verfallen, sondern entweder weiter genutzt oder entsprechend kompensiert werden. Dadurch bleibt die Verwaltung der Urlaubskonten übersichtlich, und das Unternehmen behält die volle Kontrolle über die Urlaubsplanung.
Schritte zur Bearbeitung von Urlaubsentschädigungen
Überblick über den Urlaubsstand eines Mitarbeiters
Ihr Unternehmen / Mitarbeiter / [Mitarbeiter] / Grundlagen
Bevor eine Urlaubsentschädigung vorgenommen wird, ist es sinnvoll, den aktuellen Urlaubsstand des Mitarbeiters zu überprüfen. Dies geschieht im Bereich Unser Unternehmen > Mitarbeiter > Urlaube, wo eine Urlaubsstatistik angezeigt wird. Diese Statistik enthält wichtige Informationen:
- Gesamturlaubstage: Die gesamte Urlaubszeit des Mitarbeiters für das laufende Jahr, einschließlich Überträge und zusätzlicher Urlaubstage.
- Verwendet: Die Anzahl der bereits genommenen und genehmigten Urlaubstage.
- Verbleibend: Die noch zur Verfügung stehenden Urlaubstage für den Rest des Jahres.
- Nach Vertrag: Die vertraglich festgelegten Urlaubstage für das Jahr.
- Abgezogen: Urlaubstage, die im Rahmen von Entschädigungen vom Urlaubsanspruch abgezogen wurden.
- Bereits verwendet: Die Anzahl der bereits tatsächlich genutzten Urlaubstage.
- Genehmigt: Die Anzahl der Urlaubstage, die bereits genehmigt, aber noch nicht genommen wurden.
Anhand dieser Daten kann der Teamleiter schnell einen Überblick über die Urlaubssituation eines Mitarbeiters gewinnen.
Urlaubsentschädigung hinzufügen
Ihr Unternehmen / Mitarbeiter / [Mitarbeiter] / Urlaube
Um eine Urlaubsentschädigung hinzuzufügen, geht der Teamleiter wie folgt vor:
- Bereich auswählen: Unter Unser Unternehmen > Mitarbeiter im Reiter Urlaube befindet sich der Block Urlaubsentschädigungen.
- Dialog öffnen: Mit einem Klick auf Hinzufügen wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem die Entschädigung festgelegt werden kann.
- Typ auswählen: Es gibt drei Optionen für Urlaubsentschädigungen:
- Verschieben: Der Teamleiter kann übrig gebliebene Urlaubstage ins nächste Jahr übertragen. Beispielsweise könnten von 30 vertraglich festgelegten Tagen 5 Tage, die 2024 nicht genommen wurden, ins Jahr 2025 übertragen werden.
- Abziehen: Wenn nicht genommene Urlaubstage verfallen sollen, können diese abgezogen werden. Dies kann mit oder ohne finanzielle Entschädigung geschehen.
- Hinzufügen: In bestimmten Fällen kann es sinnvoll sein, einem Mitarbeiter zusätzliche Urlaubstage zu gewähren, beispielsweise als Entschädigung für Überstunden. Hier können diese Tage entsprechend hinzugefügt werden.
- Jahr und Tage eingeben: Nachdem der Typ der Entschädigung ausgewählt wurde, gibt der Teamleiter das Jahr, bis zu welchem Jahr und die Anzahl der zu übertragenden, abgezogenen oder hinzuzufügenden Tage an.
- Speichern: Mit einem Klick auf Speichern wird die Entschädigung in die Urlaubsstatistik des Mitarbeiters aufgenommen.
Nachverfolgung von Urlaubsentschädigungen
Jede Urlaubsentschädigung wird im Block Urlaubsentschädigungen des jeweiligen Mitarbeiters protokolliert. Diese Informationen sind sowohl für den Teamleiter als auch für den Mitarbeiter selbst jederzeit einsehbar. So können beide Seiten nachvollziehen, welche Urlaubstage verschoben, abgezogen oder hinzugefügt wurden.
Zusätzliche Informationen zur finanziellen Entschädigung
Wenn im Rahmen der Urlaubsentschädigung eine finanzielle Kompensation für nicht genommene Urlaubstage gewährt wird, empfiehlt es sich, diesen Vorgang auch im Bereich Lohn des Mitarbeiters zu dokumentieren. Dort kann der Teamleiter eine entsprechende Bonuszahlung im Block Bonuszahlungen eintragen. Dies stellt sicher, dass die finanzielle Entschädigung transparent und ordnungsgemäß verbucht wird.
Urlaubsstatistik und Historie
Alle Entschädigungen werden in der Urlaubsstatistik eines Mitarbeiters mit eingerechnet. Außerdem werden sie in der Urlaubshistorie protokolliert. Hier können Teamleiter und Mitarbeiter nachvollziehen, welche Urlaubstage genehmigt, abgelehnt, verschoben, abgezogen oder hinzugefügt wurden.