Pflichtenhefte erstellen
🟩 Workshop 9: Automatische Pflichtenhefte
Dieser Text liefert Hintergrundinformationen. Welche Textarten gibt es?
Ohne Pflichtenheft gehts nicht
Das Pflichtenheft erfüllt mehrere wesentliche Aufgaben:
- Detaillierte Anforderungen: Das Pflichtenheft beschreibt präzise alle Anforderungen, die das zu entwickelnde Produkt oder System erfüllen muss – darunter funktionale Aspekte, Leistungsmerkmale, Designvorgaben und viele weitere Details.
- Kommunikationsmittel: Es stellt sicher, dass alle Stakeholder – einschließlich Kunden, Entwickler und Projektmanager – über eine einheitliche Informationsgrundlage verfügen.
- Vertragliche Grundlage: Das Pflichtenheft dient als verbindliche Basis für den Vertrag zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Die darin beschriebenen Leistungen sind klar und detailliert definiert.
- Qualitätskontrolle und Abnahme: Durch den Abgleich der tatsächlichen Umsetzung mit den vereinbarten Anforderungen lässt sich objektiv prüfen, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.
Kurz gesagt: Das Pflichtenheft ist ein unverzichtbares Dokument – es unterstützt die Definition, Planung, Umsetzung und Kontrolle eines Projekts.
Das Problem: Die Erstellung eines Pflichtenhefts ist aufwändig
Eigentlich kann der Dienstleister den tatsächlichen Aufwand eines Projekts erst dann belastbar schätzen, wenn das Pflichtenheft finalisiert ist. Erst dieses Dokument liefert den notwendigen Detailgrad, um fundierte Aussagen zu Umfang, Zeitbedarf und Kosten zu treffen. In einer idealen Welt würde der Auftraggeber deshalb zunächst nur die Erstellung des Pflichtenhefts beauftragen – und sich aktiv in die Klärung offener Fragen einbringen. Auf dieser Basis könnte der Dienstleister anschließend ein belastbares Angebot und einen realistischen Zeitplan vorlegen. Das Problem: In der Praxis erwarten viele Kunden bereits viel früher ein einigermassen belastbares, Angebot. Oft ist das auch eigentlich erst die Vorraussetzung dafür, mit dem Anbieter tiefer in die Gespräche zu dem Projekt einzusteigen.
Für den Dienstleister bedeutet das ein beträchtliches Risiko: Er muss ins Blaue hinein kalkulieren – in der Hoffnung, dass seine Schätzungen trotz unvollständiger Informationen realistisch sind und die eingeplanten Puffer ausreichen. Wird der Aufwand unterschätzt, trägt er die Mehrkosten – im schlimmsten Fall mit Verlust.
Leadtime adressiert genau dieses Problem:
- Es beschleunigt und vereinfacht die Erfassung von Anforderungen durch dynamische Fragebögen in Projektkomponenten. 👉 Mehr dazu hier.
- Die Erstellung des Pflichtenhefts wird deutlich effizienter: Mithilfe vorgefertigter Texte und eines systematischen Fragenkatalogs kann direkt im Anschluss an das Kundengespräch ein Pflichtenheft erstellt werden.
- Die resultierenden Pflichtenhefte zeigen transparent auf, wo noch Klärungsbedarf bei den Anforderungen besteht.
- Dank KI-Integration werden einmal erfasste Anforderungen mehrfach genutzt – zunächst für das Pflichtenheft zur Abstimmung mit dem Kunden, anschließend als Basis für konkrete Aufgaben, die das Team umsetzen kann.
Pflichtenheft erstellen
Mit Leadtime lassen sich Pflichtenhefte automatisiert aus einer gespeicherten Projektversion erzeugen. Der gesamte Inhalt wird dabei aus den Projektkomponenten, Formularantworten und hinterlegten Textbausteinen generiert – strukturiert und formatiert in einem Word-Dokument, das sofort weiterverwendet werden kann.
Voraussetzungen
Bevor ein Pflichtenheft erstellt werden kann, sollte eine Projektversion gespeichert sein. Diese enthält:
- den vollständigen Projektbaum mit allen Epics und Arbeitspaketen,
- alle Antworten auf projektbezogene Fragen,
- ggf. Bilder oder Dateien, die als Anhang in das Pflichtenheft übernommen werden sollen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Navigiere zum Reiter „Dokumente“ innerhalb des Projekts.
- Klicke auf „Create Document“.
- Wähle unter Projektversion die Version aus, auf der das Pflichtenheft basieren soll.
- Setze den Dokumenttyp auf Pflichtenheft.
- Setze den Status z. B. auf Warten auf Genehmigung oder Final.
- Gib einen Titel ein, z. B. Pflichtenheft NextGen Architects Setup.
- Optional: Füge eine Beschreibung hinzu.
- Aktiviere folgende Optionen:
- Inhaltsverzeichnis einschließen: Erstellt beim Öffnen des Dokuments ein klickbares Inhaltsverzeichnis.
- Titelseite einschließen: Fügt eine automatisch generierte Titelseite mit Kundeninformationen, Logo und Projektdaten hinzu.
- Klicke auf „Speichern & Herunterladen“, um das Word-Dokument zu erzeugen.
Wichtig beim Öffnen
Beim Öffnen der Word-Datei erscheint eine Sicherheitsabfrage:
„Dieses Dokument enthält Felder, die möglicherweise auf andere Dateien verweisen. Möchten Sie die Felder in diesem Dokument aktualisieren?“
Diese Frage bitte mit „Ja“ beantworten – dadurch wird das Inhaltsverzeichnis korrekt aufgebaut.
Ergebnis
Das Pflichtenheft ist ein durchstrukturiertes Word-Dokument, das dem Projektbaum in Leadtime exakt folgt. Es enthält:
- eine klar nummerierte Gliederung nach Epics, Arbeitspaketen und Fragen,
- alle Kundenantworten übersichtlich in Tabellenform,
- hinterlegte Bilder und Dateien automatisch im Anhang,
- optional eine gestaltete Titelseite.
Individualisierung
Unter Administration → Workspace Einstellungen → Dokumente kann das Layout des Pflichtenhefts an den eigenen Unternehmensauftritt angepasst werden:
- Hochladen eines individuellen Logos,
- Festlegung einer Schriftart (Standard ist „Inter“),
- Upload eines Titelseiten-Hintergrunds,
- Auswahl eines gewünschten Nummerierungsformats für Überschriften.
So entsteht mit wenigen Klicks ein professionelles Pflichtenheft, das alle gesammelten Projektinformationen präzise dokumentiert – ideal für Abstimmung, Umsetzung und spätere Referenz.