Das tägliche Ein- und Ausstempeln mag auf den ersten Blick wie ein lästiger administrativer Prozess erscheinen, doch es spielt eine wesentliche Rolle für ein effizientes und transparentes Zeitmanagement in modernen Unternehmen.

Das Ein- und Ausstempeln sorgt nicht nur dafür, dass die tatsächliche Anwesenheitszeit eines Mitarbeiters erfasst wird, sondern es hilft auch, die Arbeitszeit realistisch abzubilden. Besonders in Zeiten von Homeoffice, flexiblen Arbeitszeiten und internationalen Teams ist es wichtig, genaue und nachvollziehbare Informationen darüber zu haben, wann und wie lange sich Mitarbeiter tatsächlich an ihrem Arbeitsplatz befinden.

Wenn ein Unternehmen trotzdem auf diesen zusätzlichen Prozess verzichten will, so kann dies in den Workspace-Einstellungen deaktiviert werden.

Ob die Mitarbeiter im Unternehmen täglich ein- und ausstempeln müsssen, kann über die Workspace-Einstellungen angepasst werden. Dort gibt es die Möglichkeit, die Art und Weise festzulegen, wie die Anwesenheitszeit erfasst wird.

Bei dieser Einstellung wird die Anwesenheitszeit automatisch basierend auf den vertraglich festgelegten Arbeitszeiten gezählt. Mitarbeiter müssen sich nicht aktiv ein- und ausstempeln.

Hier müssen die Mitarbeiter aktiv ein- und ausstempeln, um ihre Anwesenheitszeit zu erfassen. Diese Option ist besonders nützlich, wenn flexible Arbeitszeiten oder Homeoffice verwendet werden.

Zusätzlich können in den Workspace-Einstellungen Schwellenwerte für die Darstellung „guter“ und „schlechter“ Zeitbuchungen im Teamkalender definiert werden:

Es gibt auch die Möglichkeit, Erinnerungen für die Zeiterfassung zu konfigurieren. Diese Erinnerungen helfen den Mitarbeitern, ihre Zeiten rechtzeitig zu erfassen.

Wenn ein aktives Einstempeln erforderlich ist, beginnt der Button zum Buchen der Anwesenheit zu blinken, um den User an das Einstempeln zu erinnern.

Das tägliche Ein- und Ausstempeln kann auf verschiedene Weise geschehen:

Diese Option erreicht man über das Profilmenü rechts oben in der Kopfleiste. Im Untermenü wird der Punkt Schnelles Einstempeln um angezeigt. Durch das Klicken darauf öffnet sich ein kleines Submenü, in dem der Benutzer aus vordefinierten typischen Einstempelzeiten (z. B. 09:15) auswählen kann. Mit einem Klick auf die gewünschte Zeit wird der Einstempelvorgang sofort abgeschlossen. Dies ist der schnellste Weg, um die Arbeitszeit zu starten.

Ebenfalls über das Profilmenü kann der Benutzer die Option Einstempeln auswählen. Hier öffnet sich der vollständige Zeit Buchen Dialog. Dieser bietet mehr Flexibilität und erlaubt eine detailliertere Erfassung der Arbeitszeit.

Im Dialog Zeit Buchen können folgende Informationen eingegeben werden:

Sobald alle Angaben gemacht wurden, kann der Benutzer auf Einstempeln klicken, um den Vorgang abzuschließen. Alternativ kann er auf Einstempeln und fortfahren klicken, um die Arbeit direkt fortzusetzen.

Der dritte Weg führt über den Zeitstatistik-Button in der Kopfleiste. Dieser öffnet den Zeitstatistik-Dialog, der eine Übersicht der Anwesenheit, gebuchten und abrechenbaren Zeiten des Tages zeigt. In diesem Dialog befindet sich ebenfalls der Button Einstempeln, der den vollständigen Zeit Buchen Dialog öffnet. Dies ermöglicht eine detaillierte Eingabe der Arbeitszeit, wie im vorigen Punkt beschrieben.

Noch eine Anmerkung zum Rest dieses Dialogfensters

Die Zeitstatistik für heute zeigt den Fortschritt des Tages an und gliedert sich in drei Ringe, die unterschiedliche Zeitarten visualisieren:

Der Mitarbeiter kann über das Dropdown-Menü im unteren Bereich auswählen, welche Zeitart in der Leiste oben angezeigt werden soll. Auf diese Weise hat der Mitarbeiter in der Kopfleiste immer sein gerade relevanteste Arbeitszeit-Ziel im Blick.

Im Teamkalender werden alle Anwesenheitszeiten sowie gebuchte Zeiten und Abwesenheiten der Teammitglieder in einer Übersicht dargestellt. Führungskräfte können auf diese Weise schnell den Überblick behalten, wer seine Zeiterreichungsziele erreicht hat.