Woran erkennt ein Dienstleistungs-Unternehmen, wie produktiv es ist? Die Frage ist gar nicht so einfach zu beantworten. Die Herausforderung besteht darin, eine Metrik zu finden, die sowohl aussagekräftig als auch praktisch umsetzbar ist.

Auf den ersten Blick scheinen zum Beispiel Gewinn oder Umsatz gute Indikatoren für die Produktivität zu sein. Sie spiegeln schließlich das finanzielle Ergebnis der Bemühungen des Unternehmens wider. Allerdings sind diese Kennzahlen etwas zu abstrakt: Es liegt eben nicht nur an der Produktivität der Mitarbeiter, wieviel Umsatz das Unternehmen erzielt. Umsatz und Gewinn sind von Faktoren beeinflusst, die außerhalb des direkten Einflussbereichs des Einzelnen liegen – zum Beispiel von Marktbedingungen, Preisstrategien oder Kostenstrukturen.

Da dieser Ansatz zu ungenau ist und sich nur rückwirkend messen lässt, verwenden wir in Leadtime einen Produktivitätsbegriff, der sich daran orientiert, welchen Anteil ihrer Arbeitszeit die Mitarbeiter mit wertschöpfenden Aktivitäten verbringen.

Dazu wird die gesamte im Unternehmen vorhandene Arbeit in vier Kategorien (”Wertgruppen”) eingeteilt:

In welche Wertgruppe ein Projekt fällt, kann in den Projekteinstellungen definiert werden (Menü “Projekte” / Projekt auswählen / Reiter “Einstellungen”)

Eine hohe Produktivität bedeutet also demnach, dass die Mitarbeiter einen grossen Teil Ihrer Arbeitszeit in Wertgruppe A, also wertschöpfenden Aktivitäten verbringen.

Damit ist es möglich, in Echtzeit zu überwachen, wie produktiv das Unternehmen arbeitet, und schnell Korrekturen vorzunehmen.

Die eigenen Zeiterfassungsdaten liefern eine aussagekräftige Kenngröße für die Qualität der Arbeit. Diese kann von Mitarbeitern einfach und zeitnah beeinflusst und verbessert werden. Der Fokus liegt auf der tatsächlichen Nutzung der verfügbaren Arbeitszeit, was eine realistische Einschätzung der Produktivität ermöglicht.

Eine Einteilung der Arbeitszeit in Wertgruppen kann helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Zeit verschwendet wird, und bietet damit eine Grundlage für kontinuierliche Verbesserungsprozesse. Darüber hinaus fördert sie ein Bewusstsein für Zeitmanagement und Priorisierung bei den Mitarbeitern.

In diesem Zusammenhang müssen wir den Begriff der „Kapazität“ einführen. Er bezeichnet, wie viele Arbeitsstunden ein Mitarbeiter pro Woche für das Unternehmen auf Grund seines Vertrags abzuleisten hat; bei einer Vollzeitstelle ist das in der Regel 40 Stunden.

Die „Gesamtkapazität“ des Unternehmens ist demnach die Summe der Kapazitäten aller Mitarbeiter. Ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern, die jeweils 40 Stunden in der Woche arbeiten, hat also eine Gesamtkapazität von 400 Stunden in der Woche.

Bei der Kapazitätsplanung in Leadtime arbeiten wir deshalb in wöchentlichen Perioden, weil die im Unternehmen verfügbare Kapazität von Woche zu Woche schwankt: Mitarbeiter nehmen Urlaub, oder entfallen plötzlich wegen Krankheit. Die Produktivitätsmessung muss diese Schwankungen berücksichtigen.

Und letztlich entscheidend für die Produktivität, und damit auch den Erfolg des Unternehmens ist es nun,  wie die verfügbare Kapazität eingesetzt wird. Wenn ein Entwickler beispielsweise seine vollständigen 40 Arbeitsstunden mit der Arbeit an Kundenprojekten verbringt, betrachten wir das als hundertprozentige Produktivität.

Um eine derart genaue Messung von Produktivität zu erreichen, messen wir in Leadtime Zeit auf drei Ebenen:

Dies bezeichnet die Zeit, die ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz verbringt. Der Mitarbeiter checkt morgens in das System ein und abends aus. Diese Anwesenheitszeit wird mit der im System hinterlegten, vertraglich vereinbarten Arbeitszeit des Mitarbeiters verglichen. Sollte ein Mitarbeiter beispielsweise laut Vertrag 8 Stunden Anwesenheit schulden, aber nur 7,5 Stunden anwesend sein, entstehen 0,5 Minusstunden.

Mitarbeiter sollen ihre gesamte Anwesenheitszeit durch Zeitbuchungen auf Tickets und Aufgaben dokumentieren. Leadtime vergleicht die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit mit den am Tag getätigten Ticketbuchungen. Ein Mitarbeiter mit 8 Stunden Anwesenheit, der insgesamt 6,5 Stunden auf fünf verschiedene Tickets gebucht hat, hat also 1 Stunde Bürozeit nicht dokumentiert.

Hier können Tagesziele festgelegt werden, welchen Anteil ihrer Arbeitszeit Mitarbeiter mit wertschöpfender, also direkt umsatzbringender Arbeit verbringen sollen. Für Entwickler kann es beispielsweise sinnvoll sein, einen hohen Wert wie 6 Stunden festzulegen. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter täglich mindestens 6 Stunden abrechenbare Zeit innerhalb seiner dokumentierten Arbeitszeit buchen sollte.

Diese detaillierte Form der Zeiterfassung ermöglicht es, für einzelne Mitarbeiter, Teams oder die gesamte Organisation zu analysieren, wie die Kapazitäten gerade eingesetzt werden. Das Management kann damit fortlaufend steuern, wohin die Leistungskraft des Unternehmens gelenkt werden soll – also auf das Erzielen von Umsatz oder auf die Durchführung anderer zwar strategisch wichtiger, aber nicht unmittelbar umsatzbringender Projekte. Gerade selbstfinanzierte Unternehmen müssen stets eine tragfähige Balance zwischen diesen beiden Polen finden.