Eine nahtlose Zeiterfassung ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, um die Produktivität in einem digitalen Dienstleistungsunternehmen nachhaltig zu verbessern. Denn, wie das alte Sprichwort sagt: "Was man nicht misst, kann man nicht verbessern." Das Erfassen von Arbeitszeiten erlaubt es, Prozesse zu optimieren, Engpässe zu identifizieren und den Ressourceneinsatz zu maximieren.

Das Problem dabei? Zeiterfassung muss konsequent und kontinuierlich erfolgen – und genau das stößt oft auf Widerstand. Viele Mitarbeiter haben schlichtweg keine Lust, ihre Zeit regelmäßig zu tracken, was dazu führt, dass die Erfassung lückenhaft und ungenau wird.

Leadtime hat es sich zur Aufgabe gemacht, dieses Hindernis aus dem Weg zu räumen, indem die Zeiterfassung für alle Beteiligten so ergonomisch und einfach wie möglich gestaltet wird. Aus diesem Grund ist der Time-Tracker fest in die Benutzeroberfläche integriert und auf jeder Seite der Anwendung sichtbar. Dadurch wird sichergestellt, dass der Tracker jederzeit verfügbar ist und die Hemmschwelle, Arbeitszeiten zu erfassen, so gering wie möglich bleibt.

Besonders wichtig: Der Tracker soll Mitarbeiter nicht nur dazu anregen, ihre Arbeitszeit zu erfassen, sondern sie dazu motivieren, dies in Echtzeit zu tun – also während sie an einer Aufgabe arbeiten, und nicht erst im Nachhinein. Auf diese Weise wird die erfasste Zeit nicht nur präziser, sondern es entsteht auch eine neue Kultur der Zeitwahrnehmung und -optimierung.

Der Nutzer kann mit einem einfachen Klick auf den Start-Button im Time-Tracker die Zeiterfassung beginnen. Dabei muss keine spezifische Aufgabe oder ein Projekt ausgewählt werden. Diese Option eignet sich besonders, wenn der Nutzer schnell starten möchte und die Details später hinzufügt.

Alternativ kann der Nutzer vor Beginn der Zeiterfassung eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt auswählen. Diese Methode bietet eine präzisere Dokumentation von Anfang an und erleichtert die spätere Zuordnung der erfassten Zeit. Wenn der User diese rechte Seite des Time-Trackers klickt, öffnet sich der Dialog “Optionale Tracker-Metadaten”.

Der Dialog Optionale Tracker-Metadaten ermöglicht es dem Nutzer, zusätzliche Informationen für den laufenden Zeiterfassungs-Tracker hinzuzufügen. Hier können spezifische Details zu der Aufgabe oder dem Projekt, auf das die Arbeitszeit gebucht wird, erfasst werden. Dieser Dialog wird geöffnet, wenn der Nutzer einen neuen Tracker startet und detaillierte Informationen eingeben möchte.

Pausieren: Während die Zeiterfassung läuft, kann der Nutzer sie mit einem Klick auf die linke Seite des Buttons jederzeit pausieren, z. B. bei kurzen Unterbrechungen. Der Timer stoppt in diesem Moment, aber die bisher erfasste Zeit bleibt gespeichert.

Fortsetzen: Nach der Pause kann die Zeitaufzeichnung per Klick auf den Fortsetzen-Button weitergeführt werden.

Der Zeiterfassungsdialog im laufenden Tracker zeigt alle wichtigen Informationen zur aktuellen Zeiterfassung an und ermöglicht dem Nutzer, diese laufend anzupassen oder zu stoppen. Dieser Dialog erscheint, sobald ein Zeiterfassungsvorgang für eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt gestartet wurde.

Es gibt zwei Registerkarten: Aufgabe und Projekt. Hier wird festgelegt, ob die erfasste Zeit einer spezifischen Aufgabe oder einem gesamten Projekt zugeordnet wird.

In der Ansicht "Aufgabe" wird die aktuell ausgewählte Aufgabe angezeigt. Beispiel: "Optimierung des Onboarding-Prozesses".

Der Aufgabenstatus wird ebenfalls angezeigt (z. B. In Progress), um den aktuellen Bearbeitungsstand zu sehen.

Dieses Dropdown-Menü ermöglicht es dem Nutzer, die Aktivität auszuwählen, die während des Trackings durchgeführt wird. Welche Aktivitäten hier zur Verfügung stehen ist abhängig von den für das gewählte Projekt konfigurierten Arbeitsaktivitäten

Ein optionales Feld, in dem der Nutzer eine detaillierte Beschreibung der laufenden Tätigkeit hinterlassen kann. Beispiel: Konzept schreiben.

Dieser Kommentar hilft, den genauen Kontext und Inhalt der Arbeit für spätere Auswertungen zu erfassen.

In diesem Feld können nachträglich zusätzliche Stunden oder Minuten hinzugefügt werden, falls der Nutzer den Tracker aus Versehen nicht rechtzeitig gestartet hat. In diesem Fall wurde die Zeit um 00:15 Minuten erweitert.

Die Funktion "Einen weiteren Tracker starten" erlaubt es dem Nutzer, einen zweiten Zeiterfassungstracker zu starten, wenn während einer laufenden Aufgabe eine unerwartete Unterbrechung eintritt. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn eine dringende Aufgabe sofort erledigt werden muss, aber die Zeiterfassung für die ursprüngliche Aufgabe später fortgesetzt werden soll. Ein häufiges Beispiel hierfür ist ein plötzlicher Telefonanruf während einer laufenden Arbeit.

Angenommen, du arbeitest gerade an der Optimierung des Onboarding-Prozesses und hast dafür einen Zeiterfassungstracker gestartet. In diesem Moment erhältst du einen Anruf, den du sofort entgegennehmen musst, der jedoch nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun hat. Mithilfe der Funktion "Einen weiteren Tracker starten" kannst du die Zeit für den Anruf aufzeichnen, ohne dass die bisher erfasste Zeit für die ursprüngliche Aufgabe verloren geht.

Der Störmodus ist eine Funktion in Leadtime, die darauf abzielt, die Pünktlichkeit und Konsistenz bei der Zeiterfassung zu fördern. Der Modus sorgt dafür, dass Mitarbeitende innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens ihre Arbeitszeiten erfassen, um Ungenauigkeiten und Zeitverluste zu vermeiden. Der Störmodus ermutigt die Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten in Echtzeit zu erfassen, was zu einer besseren Transparenz und Genauigkeit bei der Arbeitszeitverwaltung führt.

Administratoren haben die Möglichkeit, den Störmodus in den Workspace-Einstellungen / Allgemeine Einstellungen zu konfigurieren. Dort können sie ein festes Zeitintervall festlegen, in dem Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten erfassen müssen, bevor der Störmodus aktiviert wird.

Beispiel: Wenn das Intervall auf 15 Minuten gesetzt ist und ein Mitarbeiter innerhalb dieses Zeitrahmens keine Zeiterfassung gestartet hat, tritt der Störmodus in Kraft und erinnert den Mitarbeiter daran, die Zeit zu erfassen.

Neben den globalen Einstellungen auf Workspace-Ebene kann der Störmodus auch auf der Mitarbeiterebene individuell konfiguriert werden. Administratoren können festlegen, ob der Störmodus für einzelne Mitarbeitende aktiviert werden soll.

Mitarbeiterprofil > Arbeitszeit und Gehalt:

Störmodus aktivieren: Hier können Administratoren für jeden Mitarbeiter einzeln einstellen, ob der Störmodus bei dieser Person angewendet werden soll.

Sobald das festgelegte Zeitintervall überschritten wird, aktiviert sich der Störmodus. Dies geschieht durch visuelle und/oder akustische Hinweise, die den Mitarbeitenden auffordern, die Zeiterfassung zu starten.