Zeitringe
🟥 Die Zeitringe in Leadtime visualisieren Anwesenheit, dokumentierte und abrechenbare Arbeitszeit, fördern Effizienz und Transparenz.
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Motivation zur Zielerreichung mit Zeitringen
In Leadtime ERP werden Arbeitszeiten durch ein detailliertes System von Zeitringen visualisiert. Diese ermöglichen es, die Arbeitszeit in drei Dimensionen nachzuvollziehen und zu überwachen: Anwesenheit, dokumentierte Arbeitszeit und abrechenbare Arbeitszeit. Die Zeitringe dienen als tägliche Fortschrittsanzeige und helfen sowohl den Mitarbeitern als auch dem Management, die Effizienz und Zielerreichung in Echtzeit zu verfolgen.
Der Aufbau der Zeitringe
Jeder Tag beginnt mit leeren Zeitringen, die sich im Verlauf des Tages füllen und den Fortschritt gegenüber definierten Zielen anzeigen. Dies soll die Mitarbeiter jeden Tag aufs Neue dazu animieren, die vereinbarten Zeit-Ziele zu erreichen.
Die Ringe stellen die drei Zeitebenen in verschiedenen Farben dar:
- Äußerer Ring (Magenta): Anwesenheit
- Der äußerste Ring in Magenta zeigt die Anwesenheitszeit des Mitarbeiters. Dies ist die Zeitspanne vom Ein- bis zum Auschecken und wird mit der im System hinterlegten, vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verglichen. Zum Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter eine Anwesenheitszeit von 8 Stunden schuldet, aber nur 7,5 Stunden eingestempelt ist, entsteht eine Differenz von 0,5 Stunden, die als Minusstunden vermerkt werden.
- Die Anwesenheitszeit gibt den Überblick über die tatsächliche Verweildauer im Arbeitsumfeld und hilft sicherzustellen, dass Mitarbeiter die vertraglichen Arbeitszeiten einhalten.
- Mittlerer Ring (Gelb): Dokumentierte Arbeitszeit
- Der mittlere Ring in Gelb steht für die dokumentierte Arbeitszeit, also die Zeit, die ein Mitarbeiter aktiv auf Tickets oder Aufgaben gebucht hat. Jeder Abschnitt des gelben Rings repräsentiert eine spezifische Aufgabe oder ein Ticket, auf das Zeit gebucht wurde.
- Bei einem Hover über ein Segment wird angezeigt, welche Aufgabe oder welches Ticket bearbeitet wurde und wie viel Zeit dafür aufgewendet wurde. So können Mitarbeiter ihre Tätigkeiten besser nachvollziehen und analysieren.
- Ein Abgleich der Anwesenheitszeit mit der dokumentierten Arbeitszeit zeigt, ob alle anwesenden Stunden durch Aufgabenbuchungen erfasst wurden. Fehlen Buchungen, so bleibt ein Teil der Anwesenheitszeit undokumentiert, was auf Ineffizienzen oder nicht erfasste Tätigkeiten hinweisen könnte.
- Innerer Ring (Grün): Abrechenbare Arbeitszeit
- Der innere grüne Ring visualisiert die wertschöpfende Arbeitszeit, die auf abrechenbare Projekte oder Kundenaufträge gebucht wurde. Dieser Ring ist besonders relevant für die Umsatzgenerierung, da er die direkte, abrechenbare Zeit darstellt.
- Die Festlegung eines Tagesziels für abrechenbare Stunden hilft, den Fokus auf Tätigkeiten zu lenken, die dem Unternehmen einen finanziellen Mehrwert bieten. Für Rollen, die primär an Kundenprojekten arbeiten, kann dieses Ziel entsprechend höher angesetzt werden.
- Dieser grüne Ring bietet eine klare Visualisierung darüber, ob ein Mitarbeiter sein Ziel für abrechenbare Stunden erreicht hat oder nicht. Das Management kann so beurteilen, wie viel der geleisteten Zeit direkt für Kundenprojekte genutzt wurde und wie effektiv die Zeitverwendung ist.
Darstellung in der Kopfzeile
Leadtime erlaubt es den Nutzern, eine der drei Zeitebenen als Fortschrittsanzeige in der Kopfzeile zu aktivieren. Diese kompakte Darstellung in Form eines kleinen Kreises ermöglicht es, das für den Nutzer wichtigste Tagesziel immer im Blick zu behalten, ohne die Detailansicht öffnen zu müssen.
Die Auswahl der darzustellenden Zeitebene erfolgt durch einen Dropdown-Menüpunkt im Zeitring-Dialog. Die Anwesenheit, dokumentierte Arbeitszeit oder abrechenbare Arbeitszeit kann angezeigt werden, je nachdem, was für den Mitarbeiter an dem jeweiligen Tag priorisiert ist.
Konfiguration und Zielsetzung für die abrechenbare Zeit
Die Zielvorgaben für die abrechenbare Zeit können von Administratoren für jeden Mitarbeiter individuell festgelegt werden. Diese Einstellung erfolgt im Bereich Unser Unternehmen > Mitarbeiter > Grundlagen im Abschnitt "Arbeitszeit und Gehalt". Hier kann der Vorgesetzte eine angemessene Zielvorgabe für abrechenbare Stunden eintragen, die sowohl fair als auch anspruchsvoll ist und der jeweiligen Position entspricht.
Die Konfiguration der abrechenbaren Stunden ist entscheidend für die Planung und Steuerung von Projekten, da sie sicherstellt, dass Mitarbeiter möglichst produktiv und wertschöpfend eingesetzt werden. Indem Ziele für abrechenbare Arbeitszeit festgelegt werden, kann das Unternehmen eine bessere Balance zwischen strategischen internen Tätigkeiten und profitablen Kundenprojekten erreichen.
Vorteile der Zeitring-Darstellung
Die Zeitringe in Leadtime bieten eine visuelle, leicht verständliche Darstellung der Arbeitszeitleistung auf täglicher Basis. Zu den Vorteilen gehören:
- Transparenz und Selbstkontrolle
Mitarbeiter können ihre tägliche Leistung in Echtzeit überprüfen und selbstständig erkennen, ob sie ihre Tagesziele in den Bereichen Anwesenheit, dokumentierte Zeit und abrechenbare Zeit erreichen.
- Effizienzsteigerung und Motivation
Die intuitive Visualisierung der Zielerreichung in Form von Ringen motiviert Mitarbeiter, ihre Zeit effizient zu nutzen und Ziele konsequent zu verfolgen.
- Management-Kontrolle und Kapazitätsplanung
Vorgesetzte können die Zeitverwendung im Team oder unternehmensweit analysieren und entsprechend Ressourcen und Arbeitslast steuern. Die Zeitring-Daten bieten eine Grundlage für Optimierungen in der Arbeitsplanung und Priorisierung.
- Balance zwischen wertschöpfenden und internen Tätigkeiten
Durch die klare Trennung von dokumentierter und abrechenbarer Zeit kann das Management eine Balance zwischen umsatzgenerierenden und strategischen Aufgaben erreichen und so die langfristige Stabilität des Unternehmens sichern.
Zusammengefasst ermöglichen die Zeitringe in Leadtime eine ganzheitliche Erfassung und Steuerung der Arbeitszeit, die Transparenz für Mitarbeiter und Management schafft und zur Steigerung der Effizienz beiträgt.