Zeiterfassung durchsetzen

Wettbewerbsgeist ist tief in der menschlichen Natur verankert. Sobald Leistungen erfasst und öffentlich sichtbar gemacht werden, entsteht ein natürlicher Anreiz zur Leistungssteigerung. Selbst einfache Spiele mit der Familie können durch das Festhalten der Ergebnisse schnell in wettbewerbsorientierte Situationen umschlagen. In Arbeitsteams fördert die transparente Darstellung von Leistungen nicht nur die Motivation, sondern auch das Gefühl von Zusammengehörigkeit. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entwickeln durch die sichtbaren Teamleistungen ein Bewusstsein für ihren individuellen und kollektiven Beitrag zum Gesamtziel des Unternehmens. Das stärkt die Motivation und das Gefühl der Zugehörigkeit.

Leadtime ERP greift dieses Konzept bei den Zeiterfassungsdaten auf: Im Teamkalender werden die Zeitbuchungen aller Teammitglieder Tag für Tag öffentlich sichtbar gemacht. Fehlzeiten und Lücken in der Zeiterfassung werden dabei farbig hervorgehoben. Diese transparente Darstellung schafft einen sanften sozialen Druck, der disziplinierend und motivierend wirkt. Wenn Teammitglieder sehen, dass ihre mangelhafte Zeiterfassung für alle sichtbar ist, stärkt dies die Eigenverantwortlichkeit und das Verantwortungsbewusstsein. Dieser positive Druck fördert eine Kultur der Verantwortlichkeit und motiviert die Mitarbeitenden, sich selbst zu übertreffen und zur Teamleistung beizutragen. Sollte es dennoch nötig sein, können Führungskräfte auf Basis dieser Darstellung gezielt auf fehlende Zeitbuchungen hinweisen.

Ein Teamleiter im Kundenservice eines Dienstleistungsunternehmens ist dafür verantwortlich, dass das Entwicklerteam konstant mit Arbeit versorgt wird. Da die Entwickler für einen externen Partner arbeiten und nicht vor Ort sind, muss der Teamleiter die Arbeit der Kolleginnen und Kollegen remote steuern. Vor Kurzem hat die Geschäftsführung ein neues Ticket-System eingeführt und den Mitarbeitenden die Notwendigkeit einer lückenlosen Zeiterfassung erläutert. Der Teamleiter findet die Argumente einleuchtend und dokumentiert seine eigene Arbeitszeit gewissenhaft.

Nicht alle im Team sind so begeistert. Ein Entwickler zeigt wiederholt ungenaue und lückenhafte Zeitbuchungen. Der Teamleiter hat den Eindruck, dass der Entwickler seine Arbeitszeiten am Ende des Tages lediglich schätzt, anstatt sie während der Arbeit korrekt zu erfassen. Dies führt zu ungenauen Abrechnungen und erschwert die Einschätzung der tatsächlichen Produktivität.

Obwohl der Teamleiter versucht hat, durch Erklärungen und Überzeugungsarbeit das Verhalten des Entwicklers zu ändern, stellt sich nach kurzer Zeit die alte Nachlässigkeit wieder ein. Auch die öffentliche Darstellung der Zeitbuchungen im Teamkalender hat nicht den gewünschten Erfolg gebracht. Um den Druck zu erhöhen, greift der Teamleiter auf die Funktionalität von Leadtime ERP zurück: Im Benutzerprofil des Entwicklers wird der Time-Tracker so konfiguriert, dass dieser kontinuierlich an die Zeiterfassung erinnert. Der Tracker blinkt, wenn er nicht läuft, und der Entwickler erhält Erinnerungs-E-Mails. Falls bis zur Hälfte des Arbeitstags keine Zeitbuchungen erfolgt sind, erhält der Teamleiter eine Benachrichtigung und kann persönlich nachhaken.