In den Workspace-Einstellungen von Leadtime können Administratoren eine Vielzahl von Parametern festlegen, die die Zeiterfassung im Unternehmen optimieren. Der Abschnitt Anwesenheit bietet diverse Optionen, um die Zeiterfassung präzise und effizient zu gestalten.

Modus: Es gibt zwei Modi: "Einfach" und "Aktiviert". Wenn "Aktiviert" ausgewählt ist, müssen die Mitarbeitenden täglich aktiv ein- und ausstempeln. Dies fördert eine genaue Erfassung der Arbeitszeit.

Im Teamkalender können die Zeitbuchungen aller Mitarbeitenden für sämtliche Tage angezeigt werden. Teamleiter haben somit eine schnelle Übersicht darüber, wer mit seinen Zeitbuchungen im Rückstand ist.

Mithilfe der hier definierten Schwellenwerte kann festgelegt werden, ab wann die Zeitbuchungsdaten eines Tages als gut bzw. schlecht gewertet werden sollen. Dies hilft, Rückstände frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls einzugreifen.

Positiver Schwellenwert: Die Zeiterfassung wird als gut markiert, wenn der Prozentsatz der erfassten Zeit über einem bestimmten Schwellenwert liegt. Hier kann ein Mindestprozentsatz, z. B. 75 %, festgelegt werden, um eine positive Bewertung der Zeiterfassung zu gewährleisten.

Negativer Schwellenwert: Um eine genaue Überwachung der Zeiterfassung zu ermöglichen, kann ein Höchstprozentsatz festgelegt werden, unter dem die Zeiterfassung als schlecht markiert wird. Wenn ein Mitarbeitender beispielsweise weniger als 30 % der zu erwartenden Zeit erfasst, wird dies als unzureichend markiert.

Standardzeiten: Hier können die täglichen Arbeitszeiten festgelegt werden. Diese Standards legen fest, zu welcher Uhrzeit der Arbeitstag offiziell beginnt und endet. Dies ist besonders nützlich, um die Abweichungen der tatsächlichen Stempelzeiten zu vergleichen.

Beispiel: Der Standardarbeitsbeginn ist um 09:00 Uhr und das Arbeitsende um 17:00 Uhr.

Erinnerungsintervall: Administratoren können eine automatische Erinnerung für die Zeiterfassung konfigurieren. Wenn ein Mitarbeitender eine bestimmte Zeit (z. B. 5 Minuten) seinen Timetracker nicht gestartet hat, wird eine Benachrichtigung ausgelöst, um ihn daran zu erinnern, seine Arbeitszeit zu erfassen. Ausserdem macht sich sein Timetracker durch audiovisuelle Signale bemerkbar, wenn diese in den Profileinstellungen des Users so aktiviert ist.

Auch auf der Ebene einzelner Mitarbeiter können spezifische Einstellungen zur Zeiterfassung vorgenommen werden. Diese dienen dazu, die Zeiterfassung zu individualisieren und sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte relevante Informationen erhalten.

Hier kann für jeden Mitarbeiter ein individuelles Ziel festgelegt werden, wie viel abrechenbare Zeit er oder sie pro Tag erreichen soll. Abrechenbare Zeit ist Arbeit in einem externen Projekt – also Arbeit für Kunden

Mit diesem Funktion kann man Mitarbeitern, die sich mit einer lückenlosen Zeiterfassung besonders schwer tun, einen Vorgesetzten als “Beobachter” zuweisen. Dieser Vorgesetzte erhält dann Benachrichtigungen über Lücken in der Zeiterfassung.

Benachrichtigungen über verpasste Zeiterfassungen: Ist diese Option aktiviert, erhält der Mitarbeiter am nächsten Tag eine Benachrichtigung, wenn sich Lücken in seinen Zeiterfassungsdaten ergeben habe.

Benachrichtigung bei fehlendem Einstempeln: Wenn der Mitarbeiter sich nicht wie vorgesehen einstempelt, wird eine Benachrichtigung verschickt.

Zeittracking in den störenden Modus versetzen: Diese Einstellung versetzt das Zeittracking in den "störenden Modus", wenn der Mitarbeiter nicht rechtzeitig im festgelegten Intervall mit der Zeiterfassung beginnt. Dies dient als Erinnerung, um das Tracking nicht zu vergessen.