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🟨 Einstieg in Planung
Dieser Text ist eine Themenübersicht. Welche Textarten gibt es?
Die Herausforderung der Priorisierung in wachsenden Dienstleistungsunternehmen
Digitale Dienstleister stehen häufig vor einem Dilemma: Mit zunehmendem Erfolg wächst die Zahl der Kunden – und damit auch die Menge der offenen Aufgaben. Schnell entsteht ein Zustand permanenter Überlastung, in dem nicht mehr alle Anfragen sofort erledigt werden können. Es reicht dann nicht mehr aus, Aufgaben einfach abzuarbeiten – es muss entschieden werden, was zuerst erledigt wird.
Doch Priorisierung ist komplex:
- Jeder Kunde hält sein Projekt für besonders wichtig.
- Teammitglieder haben unterschiedliche Einschätzungen zur Dringlichkeit.
- Ressourcen – vor allem die Zeit von Fachkräften – sind begrenzt.
Leadtime bietet deshalb vier integrierte Tools, mit denen Teams systematisch planen und priorisieren können: Big Picture, Pools, Pipelines und Stacks. Sie bilden gemeinsam einen mehrstufigen Prozess, um Arbeitslast zu strukturieren und Aufgaben effizient zu verteilen.
Die vier Planungstools im Überblick
1. Big Picture: Prioritäten auf Projektebene klären
Im Big Picture arbeiten Kundenbetreuer (z. B. Projektmanager) gemeinsam mit dem Kunden an der Priorisierung aller Tickets innerhalb eines Projekts. Tickets werden visuell als Karten dargestellt und können nach Wichtigkeit sortiert werden – von links (wichtig) nach rechts (weniger dringend). So entsteht ein gemeinsames Verständnis: Was ist dem Kunden gerade am wichtigsten?
Ideal für:
- Supportprojekte mit kontinuierlichen Anfragen
- Abstimmungen mit dem Kunden
- Klarheit über das „Was zuerst?“
2. Pools: Überblick für einzelne Projektverantwortliche
Ein Kundenbetreuer ist meist für mehrere Kunden gleichzeitig zuständig. Die Pool-Ansicht zeigt deshalb alle offenen Tickets, für die ein Mitarbeiter „zuständig“ ist – über alle Projekte hinweg. Auch hier können Tickets nach Wichtigkeit sortiert und Zwischenziele definiert werden.
Ideal für:
- Wochenplanung für Kundenbetreuer
- Planungsgespräche mit dem Teamleiter
- Überblick über das eigene Aufgabenportfolio
3. Pipeline: Globale Ressourcenverteilung im Team
Die Pipeline ist ein zentrales Planungstool für Führungskräfte und Teams. Hier werden die verfügbaren Fachkräfte (z. B. Entwickler) mit Aufgaben beplant. Die Ansicht zeigt eine Kalenderwoche in 15-Minuten-Segmenten – und macht sichtbar, welche Tickets wann von wem bearbeitet werden.
Die Pipeline wird oft im wöchentlichen Teammeeting gemeinsam gepflegt: Kundenbetreuer schlagen Aufgaben vor, der Teamleiter trifft die finale Auswahl.
Ideal für:
- Genaue Wochenplanung für Entwickler
- Vermeidung von Überlastung
- Abwägung zwischen Kundenwünschen und interner Strategie
4. Stacks: Der persönliche Arbeitsplan für Fachkräfte
Fachkräfte erhalten ihre zugeteilten Aufgaben über die sogenannten Stacks – ein individuelles Kanban-Board, das die Aufgaben aus der Pipeline-Reihenfolge übernimmt. Die Tickets erscheinen in der Spalte „Erledigen“ und werden nacheinander abgearbeitet. Kommt es zu Rückfragen, kann ein Ticket in die Spalte „Feedback einholen“ verschoben werden.
Ideal für:
- Konzentration auf jeweils eine Aufgabe
- Vermeidung von Unterbrechungen
- Eigenverantwortliches Abarbeiten der Wochenplanung