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Über Kanban Boards

Kanban-Boards bieten eine visuelle Darstellung von Aufgaben und Projekten, die den Arbeitsfluss eines Teams in verschiedene Phasen unterteilen. Durch die Gruppierung von Aufgaben in Phasen wie „Neu“, „In Bearbeitung“, „Feedback“ oder „Erledigt“ lässt sich der Fortschritt jedes Projekts verfolgen. Diese Boards stammen aus dem Lean Management und sind darauf ausgelegt, die Effizienz zu maximieren und Engpässe im Prozess zu erkennen.

In Leadtime kannst du Aufgabenlisten als Kanban-Board darstellen. Das hilft dir, Aufgaben auf einen Blick zu sehen und diese durch einfaches Verschieben zwischen Phasen zu managen.

Genereller Workflow

Kanban-Boards erlauben einen Workflow, bei dem Wartezeiten systematisch minimiert werden.

Im folgenden Beispiel hat ein Kunde mehrere Aufgaben über das Ticketsystem eingereicht. Als zentraler Teil des Workflows nimmt der Kundenbetreuer diese Anfragen entgegen und bereitet sie so auf, dass der Entwickler die einzelnen Aufgaben ohne Unterbrechungen abarbeiten kann.

Schritt 1

Hier ist die Zusammenarbeit zwischen den Parteien auf der Grundlage verschiedene Stapel organisiert, die jeweils einem Bearbeitungsstatus entsprechen:

Der Kunde reicht neue Aufgaben ein, nimmt erledigte Aufgaben ab, und steht für Rückfragen zur Verfügung.

Der Kundenbetreuer nimmt vom Kunden eingereichte Aufgaben entgegen, und bereitet diese so auf, dass der Entwickler in die Umsetzung gehen kann. Ausserdem testet er vom Entwickler als erledigt gekennzeichnete Aufgaben, und beantwortet bei Bedarf Rückfragen.

Der Entwickler setzt die Aufgaben um, und steht gelegentlich selbst für eine technische Rückfrage des Kundenbetreuers zur Verfügung.

So sieht die Situation am Anfang des Vorgangs aus:

Kunde	Kundenbetreuer	Entwickler
Der Kunde erstellt die neue Aufgabe F.	Der Kundenbetreuer bereitet gerade Aufgabe D für den Entwickler vor.	Der Entwickler arbeitet gerade an Aufgabe A.

Untersuchen wir nun, wie sich diese Stapel im Zeitverlauf entwickeln:

Schritt 2

Kunde	Kundenbetreuer	Entwickler
Der Kunde wartet.	Der Kundenbetreuer bearbeitet Aufgabe D bis sie bereit zur Umsetzung ist. Schliesslich reicht er D in den Stapel des Entwicklers weiter.	Gleichzeitig hat sich beim Entwickler bei der Arbeit an Ticket A eine Rückfrage ergeben. Er reicht daher Ticket A im Status “Feedback” zurück an den Kundenbetreuer. Danach beginnt er sofort mit der nächsten Aufgabe in seinem Stapel – und zwar B.

Schritt 3

Kunde	Kundenbetreuer	Entwickler
Der Kunde wartet.	Bevor der Kundenbetreuer mit der nächsten Aufgabe E im Eingangsstapel fortfährt, beantworter er die Frage des Entwicklers zu A.	Der Entwickler hat in der Zwischenzeit Aufgabe B abgeschlossen. Er reicht die diese an den Kundenbetreuer zum Testen zurück. Da er zwischenzeitlich eine Antwort zu Aufgabe A bekommen hat, kann er nun hier weiterarbeiten.

Schritt 4

Kunde	Kundenbetreuer	Entwickler
Der Kundenbetreuer hat Aufgabe B getestet und sie dem Kunden zur Abnahme zurückgestellt.	Zwischenzeitlich hat der Entwickler dem Kundenbetreuer Aufgabe A zum Testen zurückgestellt. Er setzt seine Arbeit nun hier fort.	Der Entwickler beginnt mit C, der nächsten Aufgabe in seinem Stapel.

Dieser Workflow ist hocheffizient: Die Aufgabenerledigung ist parallelisiert; dabei werden Wartezeiten komplett vermieden und die Menge angefangener Arbeiten („WIP“) minimiert.

Umsetzung mit Leadtime

Ansicht ändern:

Um eine Aufgabenliste in ein Kanban-Board zu verwandeln, navigiere zu einer bestehenden Aufgabenliste.

Klicke auf das Zahnrad-Icon und wähle die Option, um die Listenansicht auf ein Kanban-Board umzustellen.

Gruppierung der Aufgaben:

Die Standardgruppierung ist nach Status (z. B. „Neu“, „In Bearbeitung“, „Feedback“, „Erledigt“).

Alternativ kannst du nach Typ (Feature, Bug, Idee) oder nach Zugewiesener Person gruppieren.

Drag-and-Drop Funktion:

Mit Drag-and-Drop kannst du Aufgaben zwischen den Phasen verschieben. Beispielsweise verschiebst du ein Ticket von „In Bearbeitung“ zu „Feedback“, wenn es fertig ist.

Die Änderungen werden automatisch im Ticket aktualisiert und der neue Status ist sofort sichtbar.

Anpassung der Kanban-Karten:

Über das Zahnrad-Icon kannst du die auf den Karten angezeigten Felder konfigurieren. Standardmäßig siehst du Informationen wie:

Ticket-ID

Projekttitel

Zusammenfassung

Priorität

Typ

Diese Felder lassen sich nach Bedarf ein- und ausblenden.

Priorisieren von Aufgaben:

Innerhalb einer Spalte kannst du Aufgaben vertikal sortieren, um sie nach Priorität zu ordnen. Wichtigere Aufgaben können nach oben verschoben werden, um sie zuerst zu bearbeiten.

Ansicht speichern:

Wenn du eine Kanban-Ansicht erstellt hast, kannst du diese als neue Ansicht speichern und sie entweder für den persönlichen Gebrauch oder für das gesamte Team zugänglich machen.

Vorteile der Kanban-Ansicht:

Übersichtlichkeit: Anstatt endloser Listen bekommst du eine visuelle Darstellung des Arbeitsflusses.

Flexibilität: Aufgaben können mit Drag-and-Drop ganz einfach verschoben und priorisiert werden.

Transparenz: Du siehst auf einen Blick, wo sich jede Aufgabe im Prozess befindet, was die Zusammenarbeit erleichtert.

Workflow-Steuerung: Durch klare Phasen kannst du erkennen, welche Tickets in welcher Phase feststecken und Maßnahmen ergreifen.

Fazit:

Kanban-Boards in Leadtime sind eine leistungsstarke Alternative zu einfachen Listenansichten. Sie helfen dir, den Überblick zu behalten und flexibel auf Änderungen im Projektverlauf zu reagieren. Besonders in agilen Umgebungen unterstützen Kanban-Boards die Effizienzsteigerung und sorgen für eine transparente Arbeitsweise.

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