Das Szenario
🟩 Workshop 1: Projektmanagement auf Grundlage von Leadtime-Komponenten erklärt am Beispiel einer Webagentur.
Dieser Text ist eine Anleitung. Welche Textarten gibt es?
Beispielagentur: Web4Coach
In den folgenden Abschnitten zeigen wir Schritt für Schritt, wie eine kleine digitale Agentur ihr Projektgeschäft mit Leadtime systematisch strukturieren und professionalisieren kann. Dafür begleiten wir ein reales Beispiel: die Agentur Web4Coach.
Ausgangslage
Web4Coach ist eine kleine Webagentur, die sich auf die Erstellung von Webseiten für Coaches und Berater spezialisiert hat. Die Zielgruppe ist klar definiert, und auch das Angebot ist relativ standardisiert:
- Standardleistung: Ein professioneller Webauftritt auf Basis eines modularen Baukastensystems (OnePage).
- Zusatzleistungen: Optional buchbare Erweiterungen wie SEO, Content-Optimierung oder Design-Extras.
- Projektdauer: In der Regel zwischen 4 Wochen und 2 Monaten.
Der aktuelle Ablauf
Bisher arbeitet Web4Coach ohne ein zentrales Projektsystem. Der Prozess läuft folgendermaßen ab:
- Lead-Generierung: Per E-Mail-Outreach nehmen potenzielle Kunden (Coaches, Berater) Kontakt auf.
- Erstgespräch: Ein kurzes Kennenlernen zur Projektklärung.
- Fragebogen: Ein Word-Dokument wird manuell verschickt. Der Kunde trägt seine Wünsche ein.
- Angebot & Vertrag: Ebenfalls per Word manuell erstellt und verschickt.
- Projektumsetzung: Die Umsetzung erfolgt mit dem Web-Baukastensystem OnePage.
- SEO & Zusatzleistungen: Optional im Anschluss, oft auch rückwirkend vereinbart.
Dieser Workflow hat sich grundsätzlich bewährt – ist aber fehleranfällig, wenig skalierbar und stark von Einzelpersonen abhängig. Dokumente entstehen in Word, Informationen sind unstrukturiert, Angebote werden manuell kalkuliert und die interne Projektsteuerung erfolgt meist „aus dem Bauch heraus“.
Ziel mit Leadtime
Wir empfehlen ausdrücklich, zuerst die Abschnitte zum Produktkatalog und zur Komponentenbibliothek durchzuarbeiten.
Web4Coach möchte diesen Prozess nun mit Leadtime digitalisieren und systematisieren. Die Ziele:
- Fragebogen digitalisieren – über strukturierte Formulare direkt in Leadtime.
- Standardprojekt als Komponente anlegen – inklusive aller Arbeitspakete, To-dos und optionaler Leistungen.
- Angebote automatisch erstellen – direkt aus der Komponente heraus.
- Projektverlauf sauber steuern – mit klaren Aufgaben, Rollen und Fortschrittsverfolgung.
- Abrechnung automatisieren – durch nachvollziehbare Zeitbuchungen und definierte Pauschalen.
In den nächsten Abschnitten begleiten wir Schritt für Schritt, wie Web4Coach mit Leadtime arbeitet – von der ersten Kundenanfrage bis zur finalen Abnahme der Website.
Hier geht es zum ersten Teil des Leitfadens – dem Projektbaum zu dem Webseiten-Projekt.