Erfahrungsgemäss werden in den meisten Projekten die Anforderungen erst nach und nach wirklich vollständig erforscht. Genau dafür wurde die Projektkonfiguration in Leadtime entworfen: Sie erlaubt ein schrittweises, dynamisches Vorgehen. Sobald ein Projekt wie im Beispiel „Website EcoNomic Innovators“ angelegt ist, beginnt die Feinkonfiguration im Reiter Konfiguration.

Im Unterreiter Projektbaum ist zunächst alles leer. Die Agentur wählt nun über den Button Aus Katalog importieren eine vorbereitete Komponente aus der eigenen Komponentenbibliothek – in diesem Fall das „Coach Performance Paket“. Das Dialogfenster zeigt alle verfügbaren Komponenten. Nach Auswahl und Klick auf Importieren erscheint die Komponente im Projektbaum des Projekts.

Die Projektbaumansicht ist dreigeteilt:

Die Agentur schickt ihren Kunden üblicherweise gleich zum Auftakt eine erste Checkliste mit Informationen, die er in Vorbereitung eines gemeinsamen Strategie-Calls mit der Agentur vorbereiten soll. Die Agentur hat diesen Schritt bislang mit einem Word-Dokument erledigt. Mit Leadtime geht es einfacher: Hier wird die Checkliste einfach in ein Ticket verwandelt, und dem Kunden zur Erledigung zugewiesen.

Mit dem Button “Aufgabe erzeugen” kann aus dem Checklisten-Arbeitspaket eine Art Spezialticket generiert werden. Wenn zu einem Arbeitspaket ein Ticket existiert, wird dieses in der rechten Spalte als Karte (ähnlich wie die Darstellung in Big Picture) angezeigt.

Der Kunde arbeitet sich durch die Checkliste. Jede beantwortete Frage wird live im Projektbaum sichtbar. So sieht das Projektteam jederzeit, wie weit der Kunde ist.

Ist die Checkliste abgeschlossen, führt die Agentur standardmässig mit jedem neuen Kunden ein Strategiegespräch. Auch dazu hat die Agentur beim Design der Projektkomponente ein dezidiertes Arbeitspaket mit einem integrierten Fragebogen vorbereitet. Dieser wird vom Projektteam während des Gesprächs ausgefüllt.

Viele Fragen sind logisch verknüpft – sie lösen Folgefragen oder optionale Arbeitspakete aus.

Die sechste Frage lautet:

Wählt der Kunde „Anderes“, wird automatisch ein weiteres, bislang inaktives Fragefeld eingeblendet. Das Projekt passt sich dadurch dynamisch an die Anforderungen an.

Das Arbeitspaket Fotosession ist ein gutes Beispiel für ein dynamisch aktiviertes Arbeitspaket in Leadtime. Es wird nur dann Teil des Projekts, wenn der Kunde im Fragebogen „Designwünsche erfassen“ angibt, dass er ein Fotoshooting mit einem der Fotograf:innen des Dienstleisters benötigt.

Im Fragebogen befindet sich eine Entscheidungsfrage:

Je nach Antwort werden unterschiedliche Pfade eingeschlagen:

Da ein professionelles Fotoshooting einen klar definierten Leistungsumfang und Preis hat, ist zusätzlich ein Produkt zu importieren:

Dieses Produkt muss manuell aus dem Produktkatalog in das Projekt übernommen werden. Es erscheint dann automatisch im Angebot und wird mit abgerechnet.

Das Arbeitspaket Fotosession enthält einen Fragebogen, mit dem das Fotoshooting vorbereitet wird.

Sobald der Fragebogen ausgefüllt ist, klickt der User auf „Aufgabe erstellen“. Leadtime erzeugt nun eine neue Aufgabe mit:

So wird aus einer einfachen Kundenantwort ein vollständig vorbereiteter Projektbaustein – inklusive Budget, Beschreibung und operativer Aufgabe.

Ein zentraler Bestandteil der Projektkonfiguration in Leadtime ist der Einsatz sogenannter dynamischer Arbeitspakete mit Bedingungslogik. Diese Arbeitspakete enthalten Formularfragen, deren Antworten direkten Einfluss auf die Struktur des Projekts nehmen – insbesondere auf die nachgelagerten Arbeitspakete im Projektbaum.

Ein typisches Beispiel ist das Arbeitspaket Seitentypen, in dem die Frage gestellt wird:

„Welche Bereiche möchtest du auf deiner Website darstellen?“

Dem Kunden stehen mehrere Optionen zur Auswahl, etwa:

Diese Frage ist als Mehrfachauswahl (Checkboxes) aufgebaut. Je nachdem, welche Antwortoptionen gewählt werden, werden automatisch weitere, zuvor versteckte Arbeitspakete in das Projekt eingefügt. Wählt der Kunde beispielsweise „Galerie / Portfolio“, so erscheint unmittelbar ein zugehöriges Arbeitspaket mit Zeitaufwand, Beschreibung und interner Notiz.

Zweck dieses Mechanismus:

Ermöglicht eine flexible, anpassbare und automatisiert gesteuerte Projektstruktur, die sich an den Antworten des Kunden orientiert und dadurch den gesamten Projektverlauf strukturiert.

Sobald ein Projekt in Leadtime erste Inhalte enthält – etwa Komponenten, Aufgaben, beantwortete Fragen oder hinzugefügte Produkte –, ist es Zeit für die erste Version. Versionen sind essenziell, um auf dem Projekt basierende Dokumente wie Angebote oder Pflichtenhefte zu erstellen. Diese Dokumente beziehen sich immer auf eine konkrete, gespeicherte Projektversion.

Solange keine Version existiert, ist der Projektstatus in der oberen Leiste mit einem gelben Warnhinweis versehen: Nicht gespeichert. Dies bedeutet, dass sich das Projekt noch im Entwurfszustand befindet und Änderungen jederzeit vorgenommen werden können – allerdings ohne verbindlichen Referenzpunkt.

Mit Klick auf den Button Version erstellen öffnet sich ein Dialogfenster. Hier gibt man:

Wenn es sich um die erste Version handelt, enthält die Beschreibung die wichtigsten Eckdaten des Projekts – etwa welche Produkte oder Komponenten enthalten sind.

Mit Klick auf Speichern wird die Version erstellt. Der „Nicht gespeichert“-Hinweis verschwindet, und die aktuelle Version wird inklusive Zeitstempel oben angezeigt. Ab sofort können alle angebotsrelevanten Dokumente eindeutig auf diese Version Bezug nehmen – sie bildet sozusagen den eingefrorenen Ausgangspunkt für alle weiteren Kommunikation mit dem Kunden.