Um ein Projekt abzurechnen, müssen Sie den Projekt-Status in den Grundeinstellungen im Reiter “Einstellungen” auf “Abrechnen” setzen.

Sobald ein Projekt den Status „Abrechnung“ erreicht, wird in Leadtime automatisch eine neue wartende Rechnung im Bereich 👉 „Rechnungsprüfung“ erzeugt.

In den Projekteinstellungen unter Allgemeine Abrechnungseinstellungen kann definiert werden, welche Version für die Abrechnung herangezogen werden soll.

Jede Projektabrechnung bezieht sich immer auf eine spezifische Projektversion – in der Regel die vom Kunden freigegebene Masterversion. Diese enthält:

Da sich ein Projekt während der Umsetzung verändern kann, umfasst die finale Rechnung jedoch zusätzlich:

Alle diese Elemente werden automatisch mit aufgeführt, wenn sie über den aktuellen Stand hinaus zur Abrechnung fällig sind.

Wir empfehlen, Produkte – insbesondere Abonnements – in einer separaten Rechnung abzurechnen. Diese erscheinen nicht in der einmaligen Projektrechnung, sondern werden zyklisch berechnet.

Um die Abrechnungen zu trennen, navigieren Sie im Reiter “Einstellungen” in die allgemeinen Abrechnungseinstellungen und stellen Sie den Optionsbutton “Gemischte Rechnungen erlauben” auf “Geteilte Rechnungen”.

Weil nach der ursprünglich beauftragten Angebotsversion möglicherweise weitere Produkte zum Projekt hinzugefügt worden sein konnten, können in den 👉 Allgemeinen Abrechnungseinstellungen für die Projektabrechnung und die Abonnementabrechnungen separate Versionen des Projekts hinterlegt werden.

Ab dem Zeitpunkt, ab dem das Projekt den Status “Abrechnen” erreicht hat, wird Leadtime automatisch Produktrechnungen in der beim jeweiligen Projekt hinterlegten Frequenz erzeugen, bis die Abrechnung deaktiviert oder das Projekt geschlossen wird.

Sie können die für ein Projekt aktiven Abonnements im Reiter “Einstellungen” im Menü Abonnement-Abrechnung prüfen.

Gerade bei größeren Projekten ist es üblich, Teilrechnungen zu stellen – z. B. 50 % zu Beginn, 50 % bei Abnahme. Diese sogenannten Abschlagszahlungen sorgen für Liquidität und reduzieren das Risiko einseitiger Vorleistung.

Unter dem Reiter „Einstellungen → Abschlagszahlungen“ kannst du beliebige Zwischenrechnungen anlegen.

Beispiel:

Die Position erscheint sofort als Rechnung im Bereich 👉 “Rechnungsprüfung” und kann wie jede andere Rechnung verschickt werden.

Bei der finalen Projektabrechnung werden alle erstellten Abschlagszahlungen automatisch als negative Positionen abgezogen. So wird sichergestellt, dass der Kunde nicht doppelt belastet wird.

Wenn in den Allgemeinen Abrechnungseinstellungen eines Projekts unter dem Punkt „Gemischte Rechnungen erlauben“ die Option „Geteilte Rechnungen“ ausgewählt wurde, dann erzeugt Leadtime im Abrechnungsbereich mehrere separate Rechnungen für ein Projekt – statt alles in einer Gesamtrechnung zu bündeln.

Diese Einstellung ist besonders sinnvoll bei komplexeren Projekten mit Produktabos, Change Requests oder vereinbarten Zwischenzahlungen.

Sobald das Projekt den Status „Abrechnen“ erreicht, werden automatisch alle abzurechnenden Positionen im Bereich „Abrechnung → Rechnungsprüfung“ sichtbar – sortiert nach Typ und Zeitrahmen.

Insgesamt können dort bis zu fünf unterschiedliche Rechnungsarten für ein Projekt erscheinen:

Wenn im Projekt Abos aus dem Produktkatalog enthalten sind (z. B. ein monatliches CRM-Modul), dann erscheint ab dem Zeitpunkt der Abrechnung regelmäßig eine separate Abo-Rechnung – mit der Frequenz, die im Produkt hinterlegt ist.

Beispiel:

Alle Tickets, die als „Change Request“ markiert sind und nicht mit einem Arbeitspaket verbunden sind, werden in einer eigenen Sammelrechnung abgerechnet. Leadtime fasst alle Stunden dieser Tickets zusammen und multipliziert sie mit dem im Projekt hinterlegten Stundensatz.

Die Rechnung enthält:

Wurden Express-Angebote erstellt und vom Kunden bestätigt, werden diese automatisch als Einzelposition mit Festpreis in einer separaten Rechnung aufgeführt. Dabei handelt es sich um Einzeltickets, die im Projektverlauf hinzugekommen sind und einen fixen Preis haben.

Wenn im Projekt eine Zwischenabrechnung bzw. eine Vorabzahlung definiert wurde (z. B. 50 % Anzahlung zu Projektbeginn), erscheint diese als eigene Rechnung vom Typ „Interimszahlung“ – mit einer klar gekennzeichneten manuellen Position.

Die finale Rechnung für das Einzelprojekt basiert auf der freigegebenen Projektversion (Masterversion) und enthält:

Wenn es eine Vorabzahlung gab, wird diese in der Rechnung automatisch als negative Position abgezogen – damit keine Doppelabrechnung entsteht.

Mit geteilten Rechnungen sorgt Leadtime für:

Tipp:

Im Bereich „Rechnungsprüfung“ kannst du alle erzeugten Rechnungen einzeln prüfen, kommentieren und mit einem Klick freigeben. So bleibt deine Abrechnung auch bei komplexen Projekten übersichtlich und revisionssicher.

In einer gemischten Projektrechnung (👉 Reiter Einstellungen / Allgemeine Abrechnungseinstellungen / Button “Gemischte Rechnungen erlauben) werden alle diese Einzelrechnungen in einer sehr langen Sammelrechnung zusammengefügt. Wir empfehlen jedoch schon aus Gründen einer Beschleunigung der Zahlungseingänge, die Rechnung zu splitten: Wenn der Kunde bei einer gemischten Rechnung bei einer Position eine Rückfrage hat, verzögert sich die Zahlung für alle anderen Positionen auch.

Mit Leadtime behältst du die volle Kontrolle über alle abrechnungsrelevanten Positionen – von der Projektarbeit bis zu nachträglichen Änderungen. Abrechnungen lassen sich flexibel und rechtssicher gestalten:

So gelingt eine saubere, transparente und professionelle Rechnungsstellung – in jeder Projektphase.