Sobald aus den Arbeitspaketen eines Projekts konkrete Aufgaben (Tickets) erstellt wurden, stellt sich die Frage: Wer soll was wann erledigen? Die Kapazitätsplanung sorgt dafür, dass Aufgaben sinnvoll auf die verfügbaren Mitarbeiter:innen verteilt werden – unter Berücksichtigung von:

Gerade digitale Dienstleister arbeiten selten ausschließlich an einem Projekt. Umso wichtiger ist eine realistische Planung, die Überlastung vermeidet und Engpässe frühzeitig sichtbar macht.

Das Planungstool Pipeline ist das Herzstück der Kapazitätsplanung in Leadtime. Es zeigt wochenweise, welche Aufgaben welchem Teammitglied zugewiesen sind – visuell als Zeitblöcke dargestellt.

Die Pipeline ist teambasiert. Du kannst wählen:

💡 Tipp: Wenn du ein Projekt mit festen Ressourcen durchführen kannst, lohnt es sich, ein eigenes Projektteam zu definieren. So bleibt die Planung fokussiert und übersichtlich.

So funktioniert das Planen:

💡 Die Pipeline berücksichtigt automatisch:

Das sorgt für eine realistische Einschätzung, was in einer Woche tatsächlich geschafft werden kann.

Tickets müssen nicht auf einmal durchgeplant werden. Oft ergibt es mehr Sinn, in realistischen Zwischenschritten zu denken:

Beispiel:

Ein Ticket hat einen Zeitaufwand von 8 Stunden.

Du planst die erste Umsetzungsphase mit 4 Stunden ein.

Danach erfolgt ein Review oder ein Feedback.

Dann folgt die nächste Zuweisung.

So bleibt die Planung flexibel und passt sich dem tatsächlichen Arbeitsfluss an.

Im Gegensatz zu einer klassischen Gantt-Planung beruht die Pipeline auf verfügbaren Ressourcen – nicht auf idealisierten Zeitfenstern. Sie bietet:

Wenn die Deadline zu kippen droht, lässt sich pragmatisch gegensteuern – etwa durch Zuteilung weiterer Teammitglieder oder den kurzfristigen Einsatz von Freelancer:innen.

Die Kapazitätsplanung in Leadtime ist mehr als ein Kalender – sie ist ein dynamisches Steuerungsinstrument für Agenturen, Dienstleister und Projektteams:

Best Practice: Plane jede Woche gemeinsam mit deinem Projektteam. So entsteht ein realistischer Umsetzungsplan – mit dem du deine Versprechen gegenüber dem Kunden auch wirklich einhalten kannst.