Der Reiter „Einstellungen“ ist der Ort, um ein Projekt in Leadtime individuell zu konfigurieren. Diese Einstellungen betreffen nicht nur das Aufgabenmanagement, sondern auch Dokumentation, Abrechnung und die Rollenverteilung im Team. Einstellungen ist über ein vertikales Menü in 5 Bereiche aufgeteilt.

Der Menüpunkt „Grundeinstellungen“ bildet dabei den Einstieg. Hier finden sich alle Basisinformationen und projektbezogenen Optionen in einem klar strukturierten Formular.

Die Seite ist zweispaltig aufgebaut:

Ganz oben kann der aktuelle Status des Projekts ausgewählt werden. Dies ist insbesondere für Einzelprojekte relevant, da sie typischerweise verschiedene Phasen durchlaufen – von der Vertriebsphase über die Implementierung bis hin zur Abnahme.

Beispielhafte Statuswerte:

Die verfügbaren Projektstatus können in den Workspace-Einstellungen unter Projekteinstellungen > Projektphasen angepasst werden.

Das Feld Frist legt die Projekt-Deadline fest – also das geplante Lieferdatum oder den gewünschten Übergabetermin. Diese Information wird an mehreren Stellen im System verwendet, etwa zur Planung und in Angebots- und Abrechnungsdokumenten.

Hier lassen sich grundlegende Projektdetails pflegen:

Hier wird das Verhalten des integrierten Ticketsystems für dieses Projekt gesteuert.

Ein Toggle-Button aktiviert oder deaktiviert die Möglichkeit, aus Aufgaben heraus Express-Angebote an Kunden zu senden. Das Feature eignet sich insbesondere für Support- oder Änderungsanfragen mit klarem Umfang.

In diesem Feld können alle Aufgabentypen aktiviert werden, die im Rahmen des Projekts verfügbar sein sollen. Beispiele:

Hier definieren Sie die Arbeitsaktivitäten, auf die später Zeiten gebucht werden können. Typische Aktivitäten:

Hier kann ein Standardverantwortlicher festgelegt werden – etwa ein Projektleiter oder Kundenbetreuer. Die eingetragene Person wird in automatisch generierten Dokumenten (wie Verträgen oder Pflichtenheften) genannt und systemweit mit dem Projekt verknüpft.

Im letzten Abschnitt steuern Sie, wer Zugriff auf das Projekt hat.

Ein Toggle-Button legt fest, ob auch Gastnutzer (z. B. Kund:innen) Zugriff auf das Projekt erhalten sollen. Ist der Zugang aktiviert, können externe Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen über das Kundenportal an Aufgaben mitarbeiten.

Projekte können entweder:

Im Reiter Einstellungen eines Projekts finden Sie unter dem Menüpunkt Dokumenteneinstellungen mehrere Optionen, die bestimmen, wie automatisch generierte Dokumente (wie Pflichtenhefte, Angebote oder Verträge) im jeweiligen Projekt formatiert und aufgebaut werden sollen. Diese Einstellungen gelten projektspezifisch und überschreiben – wenn gewünscht – die Standardwerte, die für die gesamte Organisation hinterlegt wurden.

Hier legen Sie fest, ob alle in diesem Projekt generierten Dokumente eine Titelseite enthalten sollen. Es stehen drei Optionen zur Auswahl:

Analog zur Titelseite können Sie auch hier festlegen, ob ein automatisches Inhaltsverzeichnis eingefügt wird:

Die Option Überschriftenstil bestimmt, wie Überschriften innerhalb der Dokumente nummeriert werden sollen – ein wichtiges Detail insbesondere bei strukturierten, längeren Dokumenten mit vielen Abschnitten. Zur Verfügung stehen:

💡 Wichtig: Diese automatische Nummerierung ist besonders nützlich, weil Dokumente in Leadtime häufig bedingte Abschnitte enthalten, die abhängig von bestimmten Formularantworten ein- oder ausgeblendet werden. Nur eine dynamische Nummerierung kann dabei eine konsistente und logische Struktur garantieren – unabhängig davon, welche Abschnitte im konkreten Fall sichtbar sind.

In diesem Feld können Sie eine Person aus der Kundenorganisation als Standardansprechpartner hinterlegen. Diese Person wird automatisch in allen generierten Dokumenten – z. B. im Angebot, Pflichtenheft oder Vertrag – als Empfänger bzw. Adressat eingetragen. Das spart Zeit bei der Erstellung und sorgt für einheitliche Kommunikation.

Im Untermenü Allgemeine Abrechnungseinstellungen legen Sie fest, wie das gewählte Projekt in Leadtime abgerechnet werden soll. Dabei handelt es sich um zentrale Voreinstellungen, die sich auf das Rechnungswesen für dieses Projekt auswirken – insbesondere im Hinblick auf gemischte oder getrennte Rechnungen sowie die Auswahl der zu verwendenden Projektversion für die Abrechnung.

Hier definieren Sie die grundsätzliche Logik, nach der Rechnungen erstellt werden:

In diesem Feld legen Sie fest, an wen standardmäßig Rechnungen adressiert werden sollen. Es handelt sich hierbei um eine Person aus der Organisation, mit der das Projekt verknüpft ist. Dieser Kontakt wird bei der Rechnungserstellung automatisch vorbelegt, kann aber bei Bedarf manuell überschrieben werden.

Ein besonders wichtiger Punkt bei Einzelprojekten:

Da während der Projektvorbereitung häufig mehrere Angebotsversionen entstehen, müssen Sie definieren, welche dieser Versionen die Grundlage für die Abrechnung bildet. Leadtime bietet Ihnen hierzu zwei getrennte Auswahlmöglichkeiten:

Die Abonnementabrechnung in Leadtime ermöglicht es, regelmäßig wiederkehrende Leistungen innerhalb eines Projekts effizient zu verwalten – ideal für SaaS-Produkte, Wartungsverträge oder modulare Servicepakete. Alle Einstellungen dazu finden Sie im Reiter Einstellungen > Abonnementabrechnung eines Projekts.

Leadtime bietet zwei Möglichkeiten, wie Sie Abonnements individuell und frei konfigurieren können. Diese können Sie über den Button „Neues hinzufügen“ am oberen rechten Rand anlegen.

Ein Festpreis-Abonnement definiert einen wiederkehrenden Fixbetrag, der in einem bestimmten Intervall (z. B. monatlich) abgerechnet wird.

Typische Anwendung: Monatliche Grundgebühr für Hosting, Support oder Lizenz.

Konfigurierbare Felder:

Beispiel:

Ein Kunde zahlt vom 01.11.2024 bis 30.11.2025 jeden Monat 100 €.

Bei dieser Variante wird ein Preis pro Einheit abgerechnet – etwa pro aktivem Nutzer, pro API-Zugriff oder pro verwendetem Modul. Die Einheit wird bei der Abrechnung manuell eingetragen.

Typische Anwendung: User- oder transaktionsbasierte SaaS-Pakete.

Konfigurierbare Felder:

Hinweis: Die Einheit (z. B. Anzahl User) wird bei jeder Rechnung manuell angegeben.

Neben den manuell gepflegten Abos können auch automatisch generierte Abonnements erscheinen. Dies geschieht, wenn Sie einem Projekt ein Produkt aus dem Produktkatalog hinzufügen, das mit einem Subscription-Preismodell ausgestattet ist. In diesem Fall wird das Abo automatisch im dritten Block dieser Seite eingetragen.

Vorteil:

Sofern Sie Ihre Leistungen im Produktkatalog sauber definiert haben, entfällt die manuelle Eingabe vollständig. Die Preislogik des Produkts wird automatisch übernommen.

Wichtig: Bei Einzelprojekten beginnt die Abrechnung von Abonnements – egal ob manuell angelegt oder automatisch generiert – erst ab dem Zeitpunkt, an dem das Projekt den Status „Abrechnen“ erreicht hat. So wird sichergestellt, dass während der Projektlaufzeit keine verfrühten Abonnements in Rechnung gestellt werden.

Im Untermenü Abschlagszahlungen verwalten Sie Zahlungen, die vor der finalen Projektabrechnung in Rechnung gestellt werden – etwa Anzahlungen oder Teilrechnungen, wie sie bei größeren Projekten üblich sind.

Bei umfangreichen Projekten ist es oft sinnvoll (und üblich), mit dem Kunden Zwischenzahlungen zu vereinbaren. Zum Beispiel:

Genau für solche Szenarien ist das Modul Abschlagszahlungen gedacht.

Wenn Sie eine neue Abschlagszahlung hinzufügen, erstellen Sie einen Eintrag mit:

Diese Zahlung erscheint anschließend als eigener Posten in der Projektansicht unter Abschlagszahlungen.

Gleichzeitig wird im Bereich Abrechnung automatisch eine entsprechende Rechnung vorbereitet. Die erfasste Zahlung wird dort bei der späteren Gesamtrechnung abgezogen – sie fließt also direkt in die finale Abrechnung ein.

So stellen Sie sicher, dass: